Nhân Sự Sự Kiện Year End Party: Sơ Đồ Tổ Chức & Checklist Phân Công Từ A-Z

Để hình dung rõ hơn cách bộ máy vận hành, chúng ta cần một sơ đồ tổ chức minh họa, nơi từng vị trí nhân sự Year End Party được xác định cụ thể và phối hợp như những "mắt xích" trong dây chuyền sự kiện.

Từ Event Leader đến các team chuyên môn như Nội dung & Sáng tạo, Hậu cần & Đối ngoại, Truyền thông & Lễ tân, cho đến các nhóm hỗ trợ như An ninh, Kỹ thuật…, tất cả cùng tạo nên một hệ thống vừa chặt chẽ, vừa linh hoạt. Sau đây là sơ đồ và vai trò chi tiết của từng bộ phận để bạn dễ dàng áp dụng vào thực tế.

Sơ đồ tổ chức mẫu (minh họa):

Mỗi nhóm nhân sự Year End Party trong BTC kể trên sẽ đóng vai trò như "mắt xích" trong chuỗi vận hành sự kiện, vừa độc lập trong nhiệm vụ chuyên môn, vừa gắn kết để đạt mục tiêu chung.

Trưởng Ban Tổ Chức là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc quản lý, điều phối, và giám sát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện Year End Party. Đây là vị trí "thủ lĩnh" có quyền đưa ra quyết định cuối cùng về kế hoạch, ngân sách, nội dung, nhân sự, và các tình huống phát sinh.

Vai trò chính

• Định hướng chiến lược: Xác định chủ đề, mục tiêu sự kiện (tri ân nhân viên, gắn kết nội bộ, xây dựng thương hiệu công ty).
• Quản lý ngân sách: Phê duyệt chi phí, phân bổ ngân sách cho các hạng mục (âm thanh, ánh sáng, MC, quà tặng…).
• Điều phối nhân sự: Phân công nhiệm vụ cho từng nhóm (truyền thông, hậu cần, nội dung chương trình, nhân sự phục vụ).
• Ra quyết định cuối cùng: Giải quyết các vướng mắc, xử lý sự cố, và là người "chốt" mọi phương án.
• Giữ kết nối với Ban Giám Đốc: Là cầu nối giữa đội ngũ tổ chức và lãnh đạo công ty, đảm bảo sự kiện đi đúng tầm nhìn doanh nghiệp.

Lợi ích khi có Trưởng Ban Tổ Chức

• Tập trung đầu mối quản lý: Giúp tránh chồng chéo nhiệm vụ, đảm bảo mọi việc có người chịu trách nhiệm.
• Tăng hiệu quả phối hợp: Các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn khi có một người điều phối trung tâm.
• Đảm bảo chất lượng sự kiện: Có sự giám sát từ "người cầm lái" giúp hạn chế rủi ro và giữ tính chuyên nghiệp.
• Tạo sự thống nhất: Mọi quyết định quan trọng (chủ đề, MC, địa điểm, kịch bản) đều đi theo một định hướng chung.
• Tiết kiệm thời gian & chi phí: Khi mọi việc được kiểm soát chặt chẽ, tránh phát sinh lãng phí không cần thiết.

Vị trí trong công ty thường đảm nhiệm Event Leader

Tùy vào cơ cấu từng doanh nghiệp, vị trí này thường được đảm nhận bởi:

• Phòng Hành chính – Nhân sự (HR/Admin)
• Phòng Marketing/Truyền thông
• Ban Giám Đốc (hoặc Trợ lý Giám Đốc)

Trưởng Ban Tổ Chức chính là "linh hồn" của Year End Party 2025. Việc chọn đúng người đảm nhận vị trí này sẽ quyết định sự thành công, không chỉ về mặt tổ chức mà còn về ý nghĩa gắn kết tập thể và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp.

Team Nội Dung & Sáng Tạo là nhóm chịu trách nhiệm kiến tạo "trái tim" và "linh hồn" của sự kiện. Họ không chỉ xây dựng chủ đề (concept) gắn với văn hóa doanh nghiệp, mà còn thiết kế kịch bản, thông điệp và trải nghiệm cảm xúc xuyên suốt chương trình.

Nếu Trưởng Ban Tổ Chức là "thuyền trưởng" thì Team Nội Dung & Sáng Tạo chính là "người viết nên câu chuyện" để mọi thành viên và khách mời đều được truyền cảm hứng, gắn kết và tận hưởng trọn vẹn bầu không khí Year End Party.

Vai trò chính

• Xây dựng chủ đề & concept sự kiện: Tìm ý tưởng, thông điệp chủ đạo, đảm bảo tính khác biệt nhưng vẫn gắn kết với giá trị doanh nghiệp.
• Lên kịch bản chi tiết: Soạn timeline chương trình, lời dẫn MC, kịch bản sân khấu, kịch bản tương tác và xử lý tình huống.
• Phụ trách thiết kế hình ảnh: Backdrop, thiệp mời, standee, video mở màn… tất cả đều phải đồng bộ, mang dấu ấn thương hiệu.
• Điều phối các tiết mục giải trí: Làm việc với MC, ban nhạc, nhân sự tham gia văn nghệ, nhóm trò chơi tập thể.
• Tạo trải nghiệm cảm xúc: Đảm bảo mỗi giai đoạn của chương trình (chào đón, tri ân, giải trí, kết thúc) đều truyền tải cảm xúc đúng tinh thần của Year End Party.

Lợi ích khi có Team Nội Dung & Sáng Tạo

• Tạo điểm nhấn khác biệt: Giúp sự kiện không bị nhàm chán, mang "chất riêng" của công ty.
• Đồng bộ thông điệp: Mọi chi tiết (lời dẫn, thiết kế, tiết mục) đều xoay quanh một tinh thần chung, tránh rời rạc.
• Nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp: Thiết kế và concept chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng tốt trong lòng nhân viên, đối tác.
• Tăng gắn kết nội bộ: Các tiết mục văn nghệ, trò chơi do team thiết kế giúp nhân viên có cơ hội tham gia, tạo niềm vui và sự gắn kết.
• Kiểm soát trải nghiệm cảm xúc: Đảm bảo người tham dự được "dẫn dắt" từ đầu đến cuối, đi qua nhiều cung bậc (hào hứng – bất ngờ – xúc động – bùng nổ).

Vị trí trong công ty thường đảm nhiệm Team Nội Dung & Sáng Tạo

• Phòng Marketing/Truyền thông
• Liên kết : HR + Marketing + một số nhân sự nội bộ có năng khiếu biểu diễn/trò chơi, để đảm bảo vừa sáng tạo vừa gần gũi.

Team Nội Dung & Sáng Tạo chính là "người kể chuyện" và "đạo diễn cảm xúc" cho Year End Party. Không có họ, sự kiện chỉ dừng ở mức tổ chức, còn có họ thì chương trình sẽ có linh hồn, để lại dư âm khó quên trong lòng mỗi thành viên.

Team hậu cần & đối ngoại là nhóm phụ trách mọi yếu tố vật chất, dịch vụ và làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo sự kiện được tổ chức đúng kế hoạch. Họ là những người đứng phía sau "hậu trường" nhưng đóng vai trò quyết định đến tính chuyên nghiệp, trơn tru và đúng tiến độ của Year End Party.

Nếu coi sự kiện là một "ngôi nhà", thì team này chính là người xây nền móng và dựng khung – nơi mọi hoạt động khác (nội dung, giải trí, truyền thông) có thể diễn ra an toàn và thuận lợi.

Vai trò chính

• Tìm kiếm & làm việc với nhà cung cấp: Khảo sát địa điểm, lựa chọn dịch vụ F&B, âm thanh ánh sáng, trang phục, quà tặng. Luôn so sánh báo giá từ ít nhất 3 đơn vị để đảm bảo hiệu quả chi phí.
• Quản lý ngân sách & hợp đồng: Theo dõi dự toán, kiểm tra điều khoản, tiến độ thanh toán, đảm bảo tuân thủ ngân sách được duyệt.
• Phụ trách vận chuyển & setup: Điều phối lắp đặt bàn ghế, sân khấu, backdrop, ánh sáng, quà tặng; quản lý tiến độ setup và tháo dỡ.
• Giám sát vận hành trong sự kiện: Đảm bảo các dịch vụ (đồ ăn, nước uống, thiết bị) hoạt động ổn định, xử lý sự cố phát sinh tại chỗ.
• Kết nối với đối tác & dịch vụ ngoài: Là cầu nối giữa công ty và các nhà cung cấp, đảm bảo hợp tác hiệu quả và chuyên nghiệp.

Lợi ích khi có team hậu cần & đối ngoại

• Đảm bảo tính khả thi: Giúp ý tưởng từ team sáng tạo và định hướng từ Event Leader trở thành hiện thực.
• Tiết kiệm chi phí: So sánh báo giá nhiều nhà cung cấp, thương lượng hợp đồng tốt, tránh lãng phí ngân sách.
• Giảm rủi ro: Chuẩn bị phương án B cho địa điểm, thiết bị, dịch vụ; hạn chế sự cố bất ngờ.
• Tối ưu trải nghiệm: Setup khoa học (âm thanh rõ, ánh sáng đẹp, đồ ăn đủ và đúng giờ) giúp nâng cao chất lượng sự kiện.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Mọi chi tiết từ hợp đồng, vận chuyển đến setup được chuẩn hóa, tạo hình ảnh tốt cho công ty khi làm việc với đối tác.

Vị trí trong công ty thường đảm nhiệm team hậu cần & đối ngoại

• Phòng Hành chính – Nhân sự (HR/Admin).
• Phòng Tài chính/Kế toán.
• Ban Trợ lý/Thư ký Giám đốc.
• Phối hợp liên phòng ban. Tùy quy mô, team này thường là sự kết hợp HR (hậu cần nội bộ) + Kế toán (kiểm soát chi phí) + một số nhân sự có kỹ năng tổ chức logistics, để đảm bảo sự kiện vận hành trọn vẹn.

Team hậu cần & đối ngoại là trụ cột vận hành của Year End Party. Nếu không có họ, sự kiện có thể "vỡ trận" vì thiếu kiểm soát ngân sách, nhà cung cấp không đảm bảo hoặc khâu setup không đúng tiến độ. Đây là nhóm làm việc thầm lặng nhưng đóng vai trò không thể thiếu để mọi thứ diễn ra hoàn hảo.

Team Truyền Thông & Lễ Tân là nhóm đóng vai trò kết nối sự kiện với người tham dự. Họ vừa phụ trách truyền thông để lan tỏa thông điệp trước – trong – sau sự kiện, vừa đảm nhận lễ tân để mang đến trải nghiệm đón tiếp chuyên nghiệp, thân thiện cho khách mời.

Có thể coi họ là "gương mặt đại diện" của sự kiện, giúp tạo ấn tượng đầu tiên và cũng là người lưu giữ hình ảnh, khoảnh khắc để truyền tải lại cho toàn công ty.

Vai trò chính

• Truyền thông nội bộ:
• Đăng thông báo, gửi email/thiệp mời, thiết kế poster/banner.
• Tổ chức livestream, đăng clip recap, ảnh sau sự kiện trên kênh nội bộ.
• Quản lý danh sách khách mời & check-in:
• Chuẩn bị danh sách khách mời, phân loại VIP/nhân viên/đối tác.
• Thiết lập hệ thống check-in (QR code, app, sổ tay) để tránh thiếu sót.
• Hỗ trợ & chăm sóc khách mời:
• Bố trí lễ tân đón tiếp, hướng dẫn chỗ ngồi.
• Giải đáp thắc mắc, xử lý tình huống tại chỗ (đi nhầm bàn, thiếu quà tặng…).
• Lưu giữ và lan tỏa khoảnh khắc:
• Chụp ảnh, quay phim, cập nhật sự kiện "real-time".
• Xuất bản album, video highlight, bản tin nội bộ sau sự kiện.

Lợi ích khi có Team Truyền Thông & Lễ Tân

• Lan tỏa tinh thần sự kiện: Giúp toàn thể nhân viên và đối tác cảm nhận được không khí ngay cả khi chưa đến hoặc sau khi kết thúc.
• Tăng trải nghiệm người tham dự: Check-in thuận tiện, được đón tiếp chu đáo tạo cảm giác được trân trọng.
• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Một sự kiện chỉn chu về truyền thông và lễ tân sẽ nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty.
• Hỗ trợ đo lường & báo cáo: Các hoạt động truyền thông và dữ liệu check-in là căn cứ để đánh giá hiệu quả sự kiện.

Vị trí trong công ty thường đảm nhiệm Team Truyền Thông & Lễ Tân

• Marketing/Truyền thông
• Hành chính – Nhân sự
• Nhân sự trẻ từ nhiều phòng ban khác để hỗ trợ điều phối, hướng dẫn chỗ ngồi và tạo không khí thân thiện.

Trong sơ đồ nhân sự Year End Party, ngoài các nhóm nòng cốt như nội dung, hậu cần hay truyền thông, còn có một lực lượng đặc biệt mang tính "linh hoạt": Team Hỗ Trợ.

Đây là nhóm nhân sự dự phòng, không đảm nhận vai trò chính nhưng luôn sẵn sàng xuất hiện để giải quyết phát sinh, bổ sung cho các vị trí quá tải và đảm bảo sự kiện không bị gián đoạn.

Vai trò chính của Team Hỗ Trợ có thể tóm gọn như sau:

• Ứng biến khi có tình huống khẩn cấp: MC đến trễ, khách VIP thay đổi lịch, sự cố kỹ thuật bất ngờ.
• Hỗ trợ linh hoạt cho logistics, truyền thông hoặc lễ tân khi khối lượng công việc tăng cao.
• Giữ kết nối chặt chẽ với Trưởng Ban Tổ Chức để kịp thời điều phối nhân lực đến những điểm nóng.
• Thực hiện các công việc nhỏ nhưng quan trọng: điều chỉnh chỗ ngồi, chuẩn bị thêm quà tặng, hỗ trợ khách đặc biệt.

Lợi ích mà Team Hỗ Trợ mang lại:

• Bảo đảm sự kiện diễn ra trọn vẹn, không bị "lỗ hổng" khi có sự cố bất ngờ.
• Tạo cảm giác chuyên nghiệp nhờ có phương án dự phòng rõ ràng.
• Giữ trải nghiệm khách mời liền mạch, giúp hình ảnh doanh nghiệp thêm chỉn chu.

Như vậy, với sự hiện diện của nhân sự Team Hỗ Trợ, ban tổ chức đã có một "bộ não sự kiện" hoàn chỉnh, vừa có chiến lược, vừa có phương án dự phòng.

Nhưng để sự kiện thật sự diễn ra mượt mà, mọi hạng mục cần được phân công rõ ràng từ trước. Đây cũng chính là bước chuyển tiếp quan trọng sang phần tiếp theo: Checklist Phân Công Từ A-Z Cho Ban Tổ Chức Year End Party.

Trước sự kiện (Trước 30 - 60 ngày so với sự kiện):

• Xác định chủ đề – ngân sách – địa điểm.
• Ký hợp đồng với nhà cung cấp chính (địa điểm, F&B, âm thanh ánh sáng).
• Thiết kế thiệp mời, backdrop, ấn phẩm truyền thông.

Trong giai đoạn chuẩn bị (1 đến 7 ngày so với sự kiện):

• Tổng duyệt kịch bản, chạy thử âm thanh – ánh sáng.
• Setup sân khấu, bàn tiệc, khu vực check-in.
• Hoàn thiện và chốt danh sách khách mời.

Trong sự kiện (D-Day):

• Ban Tổ Chức điều phối theo timeline.
• Nội dung & MC: đảm bảo chương trình đúng kịch bản.
• Hậu cần: xử lý sự cố, kiểm soát dịch vụ.
• Truyền thông & Lễ tân: check-in, đón tiếp, ghi hình, đăng tin trực tiếp.

Sau sự kiện (1 đến 7 ngày so với sự kiện):

• Dọn dẹp, hoàn trả trang thiết bị, thanh toán hợp đồng.
• Thu thập phản hồi khách mời, đánh giá theo KPIs.
• Xuất báo cáo tổng kết: điểm mạnh, hạn chế, đề xuất cải tiến cho năm sau.

Checklist chỉ ra ta phải làm gì, nhưng để biến kế hoạch thành một buổi tiệc rực rỡ, cần đến những nhân sự Year End Party dày dạn kinh nghiệm – từ người dẫn dắt chương trình đến đội kỹ thuật và biểu diễn...

Hãy tham khảo các vị trí, và cân nhắc thuê ngoài các dịch vụ, nhân sự sự kiện nếu bạn muốn đem đến một đêm tiệc cuối năm ấn tượng cho khách tham dự nhé!

Bên cạnh ban tổ chức, một buổi tiệc Year End Party chuyên nghiệp khó có thể hoàn thiện nếu thiếu đi đội ngũ nhân sự thuê ngoài. Đây là những "cánh tay nối dài" hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu điều phối, dẫn dắt chương trình, kỹ thuật, biểu diễn cho đến an ninh.

Dưới đây là danh sách chi tiết các vị trí cần thiết, kèm theo mô tả công việc, tiêu chí lựa chọn và lưu ý quan trọng khi hợp tác. Giúp bạn có "cái nhìn" tổng quát về sơ đồ nhân sự sự kiện cần có cho một buổi tiệc Year End Party.

Và nếu bạn cần tư vấn thêm hoặc tham khảo các dịch vụ tổ chức Year End Party giá trọn gói,... liên hệ ngay HOTLINE 084 72 72 772 để đội ngũ nhân viên của INTOUR có thể hỗ trợ, giải đáp thắc mắc hoàn toàn miễn phí, đem đến giải pháp tối ưu cho sự kiện của doanh nghiệp, công ty!

Event Manager / Coordinator là "nhạc trưởng" của sự kiện, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ tiến trình để mọi hạng mục diễn ra đúng kế hoạch. Đây là nhân sự đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các team nội bộ và nhà cung cấp bên ngoài, đồng thời xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.

Vai trò & lợi ích:

• Đảm bảo timeline chương trình được tuân thủ chặt chẽ.
• Giữ vai trò kết nối các bộ phận, giúp thông tin luân chuyển mạch lạc.
• Hạn chế rủi ro và sự cố nhờ khả năng xử lý tình huống nhanh.
• Mang lại sự yên tâm cho Ban Tổ Chức khi mọi việc đều có một đầu mối giám sát.

Công việc cụ thể:

• Theo dõi tiến độ sự kiện theo timeline chi tiết.
• Giám sát setup, kiểm tra hạng mục trước khi chương trình bắt đầu.
• Điều phối các team (nội dung, hậu cần, truyền thông, lễ tân).
• Làm việc trực tiếp với MC, kỹ thuật, dịch vụ F&B, ban nhạc, nhà cung cấp.
• Xử lý các tình huống bất ngờ: sự cố kỹ thuật, phát sinh từ khách mời, thay đổi kịch bản.

Tiêu chí lựa chọn:

• Có kinh nghiệm quản lý hoặc tham gia điều phối sự kiện doanh nghiệp.
• Kỹ năng giao tiếp và xử lý khủng hoảng tốt.
• Khả năng ra quyết định nhanh và dứt khoát trong áp lực.

Lưu ý khi làm việc:

• Cung cấp cho Event Manager timeline chi tiết, sơ đồ bố trí nhân sự, và danh bạ liên hệ đầu mối để dễ phối hợp.
• Nên có quyền hạn nhất định trong việc ra quyết định tại chỗ, tránh gián đoạn khi phải xin ý kiến nhiều cấp.

Như vậy, Event Manager / Coordinator chính là "đầu não điều phối" của Year End Party, giúp sự kiện vận hành trơn tru, hạn chế rủi ro và mang lại trải nghiệm liền mạch cho tất cả người tham dự.

MC hay người dẫn chương trình là "linh hồn trên sân khấu", là người trực tiếp dẫn dắt mạch cảm xúc và kết nối khán giả trong suốt sự kiện. Không chỉ dừng lại ở việc đọc kịch bản, MC dẫn chương trình còn đảm bảo bầu không khí luôn sôi động, chuyên nghiệp và đúng định hướng văn hóa doanh nghiệp.

Vai trò & lợi ích:

• Dẫn dắt chương trình trôi chảy, giữ nhịp sự kiện theo kịch bản.
• Tạo sự gắn kết giữa ban lãnh đạo, nhân viên và khách mời.
• Khuấy động không khí, giúp khán giả hứng khởi và tương tác nhiều hơn.
• Giữ hình ảnh sự kiện chuyên nghiệp, phù hợp tinh thần của doanh nghiệp.

Công việc cụ thể:

• Giới thiệu các phần nội dung, tiết mục và khách mời.
• Tương tác với khán giả qua trò chơi, phần bốc thăm, trao giải.
• Chuyển tiếp giữa các tiết mục, đảm bảo không bị "lệch nhịp" chương trình.
• Xử lý linh hoạt các tình huống bất ngờ trên sân khấu (sự cố kỹ thuật, thay đổi nội dung, phản ứng khán giả).

Tiêu chí lựa chọn:

• Có kinh nghiệm dẫn dắt sự kiện doanh nghiệp (corporate events).
• Giọng nói rõ ràng, truyền cảm, dễ thu hút khán giả.
• Phong thái phù hợp văn hóa công ty: trang trọng (nếu công ty mang tính nghiêm túc, truyền thống) hoặc trẻ trung – năng động (nếu hướng tới sự sôi động, gắn kết).

Lưu ý khi làm việc:

• Cần cung cấp kịch bản chi tiết và timeline chương trình trước khi sự kiện diễn ra.
• Gửi danh sách khách VIP và các thông điệp chính cần nhấn mạnh.
• Thống nhất rõ các chủ đề nhạy cảm không được nhắc đến (ví dụ: chính trị, tôn giáo, vấn đề nội bộ).

Có thể nói, MC Year End Party chính là "người kể chuyện trực tiếp" cho đêm tiệc cuối năm, giúp sự kiện không chỉ đúng kịch bản mà còn giàu cảm xúc, để lại ấn tượng khó quên với toàn bộ người tham dự.

PG, PB và Lễ tân chính là "gương mặt đại diện" của sự kiện, là những người đầu tiên tiếp xúc và để lại ấn tượng ban đầu với khách mời. Họ không chỉ phụ trách đón tiếp, check-in mà còn hỗ trợ trong việc hướng dẫn, trao quà, giúp sự kiện diễn ra trôi chảy và chuyên nghiệp.

Vai trò & lợi ích

• Tạo ấn tượng tốt ngay từ khâu chào đón khách.
• Giúp quá trình check-in nhanh gọn, hạn chế sai sót.
• Hỗ trợ khách mời tận tình, góp phần nâng cao trải nghiệm.
• Góp phần xây dựng hình ảnh sự kiện chuyên nghiệp, chỉnh chu.

Công việc cụ thể

• Tiếp đón khách, thực hiện thủ tục check-in (sổ tay/QR code).
• Hướng dẫn khách đến khu vực chỗ ngồi, bàn tiệc, sân khấu.
• Trao quà lưu niệm, hỗ trợ trong các hoạt động bên lề.
• Giải đáp thắc mắc, hỗ trợ các yêu cầu nhỏ từ khách mời.

Tiêu chí lựa chọn

• Ngoại hình ưa nhìn, tác phong chỉn chu và chuyên nghiệp.
• Kỹ năng giao tiếp thân thiện, cởi mở, lịch sự.
• Khả năng xử lý tình huống khéo léo, đặc biệt khi có khách VIP.

Lưu ý khi làm việc

• Cần tập huấn kỹ lưỡng về kịch bản đón tiếp và quy trình check-in.
• Thống nhất cách chào hỏi, phong thái và lời thoại để đồng bộ hình ảnh.
• Cung cấp danh sách khách mời chi tiết, đặc biệt là khách VIP để tránh nhầm lẫn.

Có thể nói, nhân sự PG, PB và Lễ tân chính là "cửa ngõ cảm xúc" của buổi tiệc Year End Party. Một nụ cười thân thiện, lời chào chuyên nghiệp sẽ giúp khách mời cảm nhận được sự trân trọng ngay từ giây phút đầu tiên tham dự.

Nhân sự kỹ thuật AVSL là những người đứng sau cánh gà, chịu trách nhiệm điều khiển hệ thống âm thanh, ánh sáng và màn hình LED – các yếu tố tạo nên bầu không khí, cảm xúc và tính chuyên nghiệp cho toàn bộ sự kiện.

Vai trò & lợi ích

• Đảm bảo các tiết mục, phần phát biểu và trò chơi được hỗ trợ bởi hiệu ứng sân khấu phù hợp.
• Tạo trải nghiệm thị giác – thính giác ấn tượng, giúp khán giả nhập tâm hơn.
• Giữ cho chương trình diễn ra mượt mà, hạn chế tối đa sự cố kỹ thuật.

Công việc cụ thể

• Vận hành hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED xuyên suốt sự kiện.
• Căn chỉnh micro, nhạc nền, ánh sáng sân khấu theo từng tiết mục.
• Kiểm tra và giám sát thiết bị trong suốt thời gian diễn ra.
• Phối hợp chặt chẽ với MC, ban nhạc, team nội dung để đồng bộ hiệu ứng.

Tiêu chí lựa chọn

• Đơn vị cung cấp có thiết bị hiện đại, chất lượng cao.
• Đội ngũ kỹ thuật viên có kinh nghiệm thực chiến tại các sự kiện doanh nghiệp hoặc chương trình lớn.
• Ưu tiên nhân sự có chứng chỉ chuyên môn về vận hành thiết bị AVSL.

Lưu ý khi làm việc

• Phải tổ chức tổng duyệt ít nhất một lần trước sự kiện để kiểm tra đồng bộ âm thanh – ánh sáng – hình ảnh.
• Luôn chuẩn bị phương án dự phòng (loa, micro, đèn, máy chiếu, cáp kết nối) để tránh gián đoạn ngoài ý muốn.

Nhân sự kỹ thuật chính là "bệ đỡ thầm lặng" của Year End Party. Một chương trình có nội dung hay và MC duyên dáng sẽ khó thành công nếu thiếu sự hỗ trợ mượt mà từ âm thanh, ánh sáng và màn hình LED chuyên nghiệp.

Đội ngũ biểu diễn chính là "người thổi hồn giải trí" cho sự kiện, mang đến những khoảnh khắc thăng hoa và tạo điểm nhấn cảm xúc cho toàn bộ chương trình. Bao gồm ca sĩ, nhóm nhảy, ban nhạc hoặc các tiết mục nghệ thuật đặc biệt, họ góp phần biến Year End Party thành một trải nghiệm đáng nhớ.

Vai trò & lợi ích

• Tạo không khí sôi động, thu hút sự chú ý của khán giả.
• Mang lại yếu tố giải trí, giúp cân bằng giữa phần nghi thức và vui chơi.
• Góp phần nâng cao giá trị hình ảnh sự kiện, để lại dấu ấn mạnh mẽ.
• Gắn kết cảm xúc, giúp khán giả "cháy" hết mình cùng chương trình.

Công việc cụ thể

• Thực hiện các tiết mục ca hát, vũ đạo, trình diễn nhạc cụ theo timeline.
• Phối hợp với MC, kỹ thuật AVSL để đảm bảo hiệu ứng sân khấu đồng bộ.
• Tham gia tổng duyệt để điều chỉnh tiết mục phù hợp với không gian, kịch bản.
• Giữ phong thái chuyên nghiệp, tôn trọng quy định của Ban Tổ Chức.

Tiêu chí lựa chọn

• Nghệ sĩ, ban nhạc, nhóm nhảy phù hợp với đối tượng khán giả và phong cách sự kiện. Ví dụ: ca sĩ trẻ trung cho nhân viên Gen Z, nghệ sĩ dòng nhạc trữ tình cho sự kiện trang trọng.
• Có kinh nghiệm biểu diễn tại các chương trình doanh nghiệp hoặc sự kiện quy mô lớn.
• Phong cách biểu diễn chuyên nghiệp, có khả năng kết nối với khán giả.

Lưu ý khi làm việc

• Cung cấp timeline biểu diễn chi tiết và phân bổ thời lượng hợp lý.
• Thống nhất không gian sân khấu và yêu cầu kỹ thuật (backing track, nhạc cụ, đạo cụ).
• Ký hợp đồng rõ ràng về chi phí, thời lượng và quyền sử dụng hình ảnh.
• Đảm bảo nghệ sĩ tham gia tổng duyệt để tránh sai lệch trong ngày diễn chính.

Nhân sự biểu diễn chính là "chất xúc tác cảm xúc" của bữa tiệc Year End Party, giúp chương trình không chỉ thành công về mặt tổ chức mà còn trở nên đáng nhớ với những màn trình diễn giàu dấu ấn.

Đội ngũ quay phim, chụp ảnh là "người lưu giữ ký ức" của sự kiện, đảm nhận việc ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ dưới dạng hình ảnh, video hoặc livestream. Đây không chỉ là tư liệu giá trị cho truyền thông nội bộ mà còn là tài sản quan trọng phục vụ quảng bá thương hiệu doanh nghiệp.

Vai trò & lợi ích

• Lưu giữ hình ảnh chuyên nghiệp của sự kiện để sử dụng trong báo cáo, truyền thông nội bộ.
• Tạo ra các sản phẩm media (album ảnh, video highlight, clip recap) giúp lan tỏa tinh thần sự kiện.
• Đóng góp vào việc xây dựng và củng cố hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp.
• Giúp khách mời có thêm trải nghiệm trọn vẹn khi được ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ.

Công việc cụ thể

• Quay phim, chụp ảnh toàn bộ chương trình: lễ khai mạc, phát biểu, biểu diễn, hoạt động giao lưu.
• Livestream sự kiện (nếu có yêu cầu) để tăng độ phủ sóng.
• Biên tập, chỉnh sửa và bàn giao sản phẩm truyền thông sau sự kiện (ảnh, video highlight, clip recap).
• Đảm bảo không bỏ sót các khoảnh khắc quan trọng hoặc khách mời đặc biệt.

Tiêu chí lựa chọn

• Ekip có portfolio chuyên nghiệp, từng thực hiện sự kiện doanh nghiệp.
• Thành thạo kỹ thuật chụp/ghi hình trong không gian ánh sáng phức tạp (sân khấu, hội trường).
• Có khả năng hậu kỳ nhanh, bàn giao sản phẩm đúng tiến độ.
• Tác phong chuyên nghiệp, biết xử lý tình huống linh hoạt khi tác nghiệp.

Lưu ý khi làm việc

• Bàn bạc trước về góc quay chính, không gian và các khoảnh khắc cần tập trung.
• Chuẩn bị danh sách khách mời quan trọng để tránh bỏ sót.
• Thỏa thuận rõ ràng về deadline bàn giao ảnh, video highlight.
• Dự phòng thiết bị (pin, thẻ nhớ, máy ảnh phụ) để đảm bảo quá trình ghi hình không bị gián đoạn.

Nhân sự media chính là "người kể lại câu chuyện sự kiện", giúp Year End Party của công ty không chỉ là một kỷ niệm thoáng qua mà còn trở thành những thước phim, hình ảnh sống mãi cùng doanh nghiệp.

Đội ngũ an ninh là "lá chắn thầm lặng" cho sự kiện, chịu trách nhiệm giữ gìn trật tự, đảm bảo an toàn cho khách mời, tài sản và toàn bộ không gian tổ chức. Họ chính là lực lượng bảo vệ hậu trường giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, không gián đoạn.

Vai trò & lợi ích

• Kiểm soát an ninh tại các khu vực ra vào, ngăn chặn rủi ro từ bên ngoài.
• Đảm bảo an toàn cho khách mời, đặc biệt là khách VIP và khu vực quan trọng.
• Hỗ trợ xử lý sự cố khẩn cấp (mất trật tự, cháy nổ, tai nạn nhỏ).
• Góp phần duy trì sự chuyên nghiệp, trật tự và hình ảnh chỉn chu của sự kiện.

Công việc cụ thể

• Quản lý, kiểm soát lối ra vào và khu vực gửi xe.
• Tuần tra, giám sát toàn bộ không gian sự kiện.
• Hỗ trợ lễ tân và ban tổ chức khi có tình huống phát sinh.
• Sẵn sàng can thiệp, xử lý sự cố bất ngờ hoặc hỗ trợ sơ cấp cứu.

Tiêu chí lựa chọn

• Đơn vị bảo vệ uy tín, có kinh nghiệm triển khai trong sự kiện đông người.
• Nhân sự được đào tạo bài bản về PCCC, sơ cấp cứu và xử lý tình huống khẩn cấp.
• Tác phong nghiêm túc, kỷ luật và tinh thần trách nhiệm cao.

Lưu ý khi làm việc

• Cung cấp sơ đồ địa điểm, điểm ra vào, lối thoát hiểm để dễ dàng kiểm soát.
• Nắm rõ danh sách khách mời VIP để có phương án bảo vệ riêng.
• Chuẩn bị sẵn kịch bản ứng phó sự cố nhằm hạn chế tối đa rủi ro.

Việc lựa chọn đúng đội ngũ an ninh thuê ngoài không chỉ giúp "giảm tải gánh nặng" cho BTC nội bộ mà còn góp phần nâng tầm chuyên nghiệp, mang lại trải nghiệm an toàn và yên tâm nhất cho khách mời.

Để một buổi tiệc Year End Party vận hành trơn tru như một cỗ máy, doanh nghiệp không chỉ cần nhân sự giỏi mà còn cần cách phối hợp nhịp nhàng. Dưới đây là 4 bước phối hợp nhân sự theo chuẩn agency chuyên nghiệp, giúp mọi bộ phận làm việc ăn ý và hạn chế tối đa sai sót.

Bước 1: Tổ chức buổi họp "Kick-off" và phổ biến thông tin (Briefing Session)

Trong quy trình tổ chức Year End Party, buổi họp Kick-off hay Briefing Session đóng vai trò như điểm khởi đầu quan trọng, nơi toàn bộ nhân sự cùng nhau thống nhất định hướng.

Đây không chỉ là một cuộc họp khởi động đơn thuần mà còn là cơ hội để truyền cảm hứng, chia sẻ tầm nhìn và gắn kết đội ngũ trước khi bước vào giai đoạn triển khai.

Mục đích chính của buổi họp là làm rõ mục tiêu sự kiện, phân định vai trò của từng thành viên và đảm bảo tất cả cùng nhìn về một hướng. Để thực hiện hiệu quả, ban tổ chức cần trình bày chi tiết timeline, ngân sách dự kiến cũng như tinh thần xuyên suốt của sự kiện.

Đồng thời, các bộ phận như MC, kỹ thuật, lễ tân hay an ninh phải nắm rõ trách nhiệm của mình trong "bức tranh lớn", từ đó phối hợp nhịp nhàng và chuyên nghiệp trong suốt quá trình tổ chức.

Bước 2: Xây dựng kênh giao tiếp chung và quy trình báo cáo

Trong tổ chức sự kiện, kênh giao tiếp chung đóng vai trò "mạch máu thông tin" để mọi bộ phận phối hợp trơn tru. Mục đích là tránh tình trạng thông tin bị sai lệch hoặc thất lạc khi truyền qua nhiều tầng nấc.

Cách triển khai hiệu quả là thiết lập nhóm chung trên Zalo/Telegram hoặc dùng công cụ như Slack, Google Drive, Notion để chia sẻ tài liệu và cập nhật tiến độ.

Đồng thời, cần quy định rõ ai báo cáo cho ai, thời điểm báo cáo và hình thức báo cáo (tin nhắn nhanh, checklist, file Excel…). Khi thông tin được minh bạch và luân chuyển kịp thời, toàn bộ ekip sẽ làm việc nhịp nhàng hơn, giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành Year End Party.o hiệu suất làm việc.

Bước 3: Chuẩn bị tài liệu "Run-of-show" chi tiết cho từng bộ phận

Run-of-show là tài liệu kịch bản chi tiết, đóng vai trò như "bản đồ" cho toàn bộ sự kiện. Mục đích của nó là giúp mọi nhân sự – từ MC, kỹ thuật, lễ tân đến quay phim – đều nắm rõ công việc và thời điểm thực hiện, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ.

Cách làm hiệu quả là lên lịch trình cụ thể đến từng phút: giờ đón khách, phát biểu, trao giải, tiết mục biểu diễn, bế mạc… Sau đó, phân bổ phiên bản phù hợp cho từng bộ phận, đảm bảo ai cũng biết chính xác phần việc của mình.

Khi Run-of-show được chuẩn bị kỹ, cả ekip sẽ vận hành nhịp nhàng, giúp Year End Party diễn ra trọn vẹn và chuyên nghiệp.

Bước 4: Tổ chức tổng duyệt (Rehearsal) trước ngày G

Tổng duyệt chính là "phép thử cuối cùng" giúp phát hiện đến 80% các vấn đề tiềm ẩn, từ lỗi kỹ thuật, ánh sáng đến việc MC chưa quen sân khấu hay đội ngũ biểu diễn chưa đồng bộ.

Mục đích là đảm bảo mọi khâu đã sẵn sàng và hạn chế tối đa sự cố trong ngày diễn ra Year End Party. Để đạt hiệu quả, cần mời toàn bộ nhân sự liên quan tham gia buổi tổng duyệt, bao gồm MC, kỹ thuật, lễ tân, PG/PB, performer… Chương trình phải được chạy thử y hệt run-of-show đã chuẩn bị, từ khâu đón khách đến tiết mục cuối cùng.

Trong quá trình đó, từng chi tiết nhỏ như thứ tự lên sân khấu, hiệu ứng ánh sáng hay vị trí đứng đều được rà soát và điều chỉnh. Một buổi rehearsal kỹ lưỡng sẽ giúp ekip tự tin, phối hợp nhịp nhàng và mang lại sự kiện suôn sẻ, chuyên nghiệp.

Trong tổ chức sự kiện doanh nghiệp – đặc biệt là Year End Party năm 2025, việc phân công nhân sự không chỉ dừng lại ở "ai làm gì" mà còn phải xác định rõ "ai chịu trách nhiệm cuối cùng, ai cần tham khảo ý kiến và ai cần được cập nhật thông tin".

Đây chính là lý do vì sao các agency sự kiện chuyên nghiệp thường áp dụng mô hình RACI – viết tắt của:

• R (Responsible): Người trực tiếp thực hiện công việc.
• A (Accountable): Người chịu trách nhiệm cuối cùng, đảm bảo công việc hoàn thành đúng chuẩn.
• C (Consulted): Người được tham khảo ý kiến, cung cấp thông tin chuyên môn.
• I (Informed): Người cần được thông báo kết quả để nắm tình hình.

Áp dụng RACI giúp hạn chế chồng chéo vai trò, tránh tình trạng "nhiều người cùng làm nhưng không ai chịu trách nhiệm cuối cùng", đồng thời tạo sự minh bạch trong phối hợp. Đây là phương pháp quản lý dự án đã được nhiều tập đoàn lớn áp dụng thành công và hoàn toàn có thể triển khai cho sự kiện nội bộ doanh nghiệp.

Dưới đây là mẫu checklist phân công nhân sự Year End Party theo mô hình RACI để bạn tham khảo:

Bảng Checklist RACI – Phân Công Nhân Sự Year End Party

Cách sử dụng bảng RACI trong thực tế

• Bước 1: Liệt kê tất cả công việc từ khâu chuẩn bị đến tổng kết.
• Bước 2: Gán vai trò R, A, C, I cho từng nhiệm vụ. Một công việc chỉ nên có 1 người Accountable duy nhất để tránh đùn đẩy.
• Bước 3: Chia sẻ bảng RACI cho toàn bộ nhân sự, đảm bảo ai cũng nắm rõ vai trò và trách nhiệm.
• Bước 4: Cập nhật bảng trong suốt quá trình chuẩn bị và sau sự kiện để đảm bảo tính minh bạch.

Việc áp dụng checklist RACI không chỉ nâng cao hiệu quả phối hợp nhân sự mà còn tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp, quản trị sự kiện bài bản như một agency quốc tế. Đây cũng chính là bí quyết giúp Year End Party trở thành một buổi tiệc đáng nhớ thay vì một dự án đầy áp lực.

Việc xây dựng được một đội ngũ nhân sự vững chắc và có kế hoạch phối hợp rõ ràng là nền tảng cho sự thành công. Tuy nhiên, quyết định chiến lược về việc "tự làm" hay "thuê ngoài" cho từng vị trí sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và ngân sách sự kiện. Phần dưới đây sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất.

Nhân sự "In-house" và nhân sự "Agency" trong một sự kiện Year End Party khác nhau ở điểm nào?

• Chi phí: In-house tiết kiệm hơn vì tận dụng nguồn lực có sẵn, trong khi Agency thường có chi phí cao hơn.
• Mức độ chuyên nghiệp: Agency sở hữu chuyên môn, quy trình và kinh nghiệm xử lý nhiều sự kiện; In-house thường thiếu kỹ năng chuyên biệt.
• Sự am hiểu văn hóa công ty: In-house có lợi thế lớn khi hiểu rõ phong cách, văn hóa doanh nghiệp.
• Tính linh hoạt: Agency thường cung cấp dịch vụ “trọn gói”, giúp giảm áp lực cho doanh nghiệp; In-house linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh theo nội bộ.

Những vị trí nhân sự nào "CÓ THỂ" dùng nội bộ và vị trí nào "BẮT BUỘC" thuê chuyên gia?

Có thể dùng In-house:

• Lễ tân, hỗ trợ check-in khách mời.
• Hậu cần cơ bản (quản lý dụng cụ, phân phát quà).
• Tiết mục văn nghệ nội bộ (nhảy, hát).

Nên thuê ngoài (chuyên gia):

• MC chuyên nghiệp.
• Kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, LED (AVSL).
• Quay phim – chụp ảnh.
• Đội an ninh chuyên trách.

Có cần thiết phải thuê Event Manager khi đã có Trưởng BTC nội bộ không?

Không bắt buộc, nhưng rất nên có nếu sự kiện:

• Quy mô lớn (hơn 300 khách).
• Có nhiều hạng mục kỹ thuật phức tạp (âm thanh, ánh sáng, màn LED, biểu diễn nghệ thuật).
• BTC nội bộ thiếu kinh nghiệm hoặc khó bao quát toàn bộ nhà cung cấp.

Event Manager sẽ đóng vai trò “nhạc trưởng”, đảm bảo các bộ phận phối hợp nhịp nhàng.

So sánh chi phí và hiệu quả giữa việc thuê nhân sự riêng lẻ (freelancer) và thuê trọn gói từ một Agency

Nếu sự kiện nhỏ, thuê freelancer là hợp lý. Nhưng với sự kiện lớn, cần tính đồng bộ và an toàn, thuê đơn vị tổ chức sự kiện là lựa chọn chiến lược.

Một Year End Party thành công không chỉ được đo lường bằng sân khấu lộng lẫy hay giá trị những phần quà trao tay, mà quan trọng hơn là cảm xúc và sự gắn kết mà sự kiện mang lại cho tập thể.

Những khoảnh khắc đồng nghiệp cùng cười, cùng chia sẻ và cùng nhìn lại một năm đã qua chính là thước đo bền vững nhất của một buổi tiệc cuối năm. Và để tạo nên những khoảnh khắc ấy, yếu tố quyết định không nằm ở ánh sáng hay âm nhạc, mà ở con người – đội ngũ nhân sự sự kiện Year End Party. Từ người lên ý tưởng, xây dựng concept, viết kịch bản, cho đến MC, kỹ thuật viên, lễ tân hay an ninh… mỗi cá nhân đều góp một "nốt nhạc" để tạo nên "bản giao hưởng" trọn vẹn.

Đầu tư vào nhân sự YEP không đơn thuần là chi phí, mà chính là đầu tư vào linh hồn của toàn bộ đêm tiệc. Khi đội ngũ được tổ chức bài bản, phân công hợp lý và làm việc với tinh thần chung, buổi tiệc cuối năm sẽ trở thành một trải nghiệm đáng nhớ, gắn kết tập thể và truyền cảm hứng cho chặng đường mới.

Và tất nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm đội ngũ nhân sự sự kiện YEP chuyên nghiệp, xử lí toàn bộ quá trình đêm tiệc tất niên của doanh nghiệp hoặc thuê nhân sự sự kiện cần thiết, thì liên hệ ngay INTOUR nhé!

Đội ngũ nhân sự sự kiện là những chuyên gia đầu ngành, được đào tạo bài và có khả năng "thực chiến" từ các sự kiện quy mô nhỏ đến sự kiện hoành tráng cho các tập đoàn, doanh nghiệp lớn như Ngân Hàng ACB, Techcombank, Circle K, Đại Học FPT, Vinfast,... INTOUR tự tin đem đến cho bạn một đêm tiệc Year End Party hoành tráng nhất, chuyên nghiệp nhất, gắn kết toàn thể và để lại ấn tượng không thể quên cho đối tác, khách hàng của doanh nghiệp!

Hãy biến buổi tiệc Year End Party thành cơ hội để mọi người cùng chia sẻ niềm vui và tự hào về nơi làm việc của mình. Gọi ngay HOTLINE để INTOUR cùng bạn tạo nên điều hoành tráng nhé!

CÔNG TY DU LỊCH INTOUR

(+84) 028.39 89 99 89 - 084 72 72 772

113 Đường số 1 Khu Dân Cư Cityland, Phường Hạnh Thông, Tp. Hồ Chí Minh

Email: [email protected]

Website: www.intour.com.vn

Fanapage: FB/dulichintour

Youtube Chanel: youtube.com/congtydulichintour

INTOUR - VUI TRỌN TOUR!