Chi Phí Tổ Chức Year End Party 2025: Ngân Sách & Mẹo Cân Đối Tối Ưu

Chi phí tổ chức Year End Party chính là toàn bộ ngân sách mà doanh nghiệp cần chi trả để hiện thực hóa một bữa tiệc cuối năm trọn vẹn.

Ngân sách Year End Party bao gồm từ các hạng mục chính như thuê địa điểm tổ chức, dàn dựng sân khấu, âm thanh ánh sáng, tiệc ẩm thực, MC – ca sĩ khách mời… cho đến những chi tiết nhỏ nhưng quan trọng như backdrop, quà tặng, in ấn.

Nói cách khác, đây chính là yếu tố then chốt quyết định quy mô, chất lượng và trải nghiệm mà sự kiện tất niên cuối năm mang lại.

Tại sao dự trù chi phí là bước đầu tiên và quan trọng nhất? 

Việc dự trù chi phí tổ chức Year End Party không đơn thuần là lên một con số tham khảo, mà là nền tảng để cả kế hoạch đi đúng quỹ đạo. Khi có một ngân sách rõ ràng, doanh nghiệp sẽ chủ động về tài chính, tránh rơi vào tình trạng phát sinh ngoài tầm kiểm soát.

Đồng thời, đây cũng là cơ sở để so sánh, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu, đảm bảo sự kiện vừa chất lượng vừa tiết kiệm.

Nguyên tắc vàng: Xác định chi phí trên mỗi nhân sự (Cost per Head)

Một trong những công cụ quan trọng nhất khi lập ngân sách Year End Party là tính chi phí trên mỗi nhân sự. Đây là chỉ số then chốt giúp doanh nghiệp đo lường, so sánh và điều chỉnh ngân sách theo quy mô thực tế. Công thức đơn giản:

• Cost per Head = Tổng ngân sách mong muốn / Số lượng nhân sự tham gia

Với cách tính này, bạn dễ dàng xác định mức chi tối ưu, đồng thời đảm bảo sự cân bằng giữa trải nghiệm và ngân sách cho toàn bộ sự kiện.

Một trong những bước quan trọng nhất để lập kế hoạch Year End Party 2025 thành công là hiểu rõ và bóc tách từng hạng mục chi phí.

Không phải tất cả ngân sách đều dồn vào một phần, mà sẽ được phân bổ hợp lý theo tỷ trọng, từ thuê địa điểm, ẩm thực, chương trình biểu diễn đến quà tặng và chi phí dự phòng.

Dưới đây là phân tích chi tiết 5 hạng mục chính, cùng tỷ trọng ngân sách và những lưu ý cần thiết để doanh nghiệp chủ động kiểm soát.

Chi phí thuê địa điểm (Venue) tổ chức Year End Party - Chiếm 30 - 40% tổng ngân sách

Địa điểm tổ chức Year End Party chính là "khung xương" của sự kiện, quyết định phần lớn đến không gian, quy mô và trải nghiệm tổng thể.

Phí thuê sảnh chính 

Là hạng mục chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách tổ chức Year End Party, với mức giá dao động tùy thuộc vào loại hình địa điểm. Nếu lựa chọn trung tâm hội nghị, chi phí thường từ 30 – 80 triệu/4 giờ, phù hợp cho các sự kiện có quy mô trên 300 khách và cần không gian rộng rãi, chuyên nghiệp. 

Đối với khách sạn 4 – 5 sao, mức giá dao động từ 25 – 70 triệu và thường đã bao gồm bàn tiệc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một phần chi phí set up.

Trong khi đó, nhà hàng là lựa chọn linh hoạt với chi phí 15 – 40 triệu, phù hợp cho những buổi tiệc quy mô vừa và nhỏ, mang lại không khí gần gũi nhưng vẫn trang trọng.

Các chi phí phụ thu (setup, dọn dẹp, phí mang thiết bị ngoài)

Các chi phí phụ thu thường ít được chú ý nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tổng ngân sách Year End Party. Doanh nghiệp cần tính đến phí setup và dọn dẹp sau tiệc, khoản phí này thường được cộng thêm ngoài giá thuê sảnh.

Bên cạnh đó, nếu mang theo thiết bị ngoài như âm thanh, ánh sáng hay màn hình LED, đơn vị tổ chức có thể phải trả thêm phụ phí. 

Ngoài ra, nhiều địa điểm áp dụng phí phục vụ (service charge), dao động từ 5 – 10% tổng giá trị hợp đồng, chưa bao gồm VAT. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát kỹ hợp đồng và thỏa thuận rõ ràng với bên cho thuê để tránh phát sinh những khoản chi phí ẩn không mong muốn.

Chi phí ẩm thực (F&B) - Chiếm 20 - 30% tổng ngân sách

Ẩm thực luôn là "linh hồn" của Year End Party, bởi đây là yếu tố tạo dấu ấn và quyết định trực tiếp đến mức độ hài lòng của nhân sự, bạn hãy tự đặt câu hỏi ăn gì ở tiệc Year End Party để giải đáp các thắc mắc của chính mình cũng như toàn bộ nhân sự

Chi phí tiệc (theo set menu / buffet / finger food)

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức tiệc theo set menu với chi phí trung bình từ 350.000 – 600.000 VNĐ/người, phù hợp cho những sự kiện mang tính trang trọng, hoặc tiệc buffet dao động từ 400.000 – 700.000 VNĐ/người, mang đến sự đa dạng món ăn và không khí thoải mái, gắn kết hơn.

Chi phí đồ uống (tính theo gói hoặc theo chai/lon)

Song song đó, chi phí đồ uống cũng là khoản quan trọng trong ngân sách. Doanh nghiệp có thể chọn gói theo số lượng bàn/khách (bao gồm bia, nước ngọt, rượu vang) hoặc tính theo chai/lon, hình thức này giúp dễ kiểm soát nhưng tiềm ẩn nguy cơ phát sinh cao. 

Nên đàm phán gói đồ uống trọn gói để vừa tiết kiệm chi phí vừa tránh phát sinh ngoài dự kiến, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Chi phí nhân sự & Chương trình (Program & Personnel) - Chiếm 15 - 25% tổng ngân sách

Chương trình & giải trí chính là điểm nhấn của Year End Party, bởi nó tạo ra cảm xúc, năng lượng và sự gắn kết cho toàn bộ người tham dự. Trong đó: 

Chi phí thuê MC, Ca sĩ, Vũ đoàn 

Là một mục chiếm phần quan trọng.

Một MC Year End Party chuyên nghiệp thường dao động từ 5 – 15 triệu/đêm, giúp dẫn dắt mạch chương trình mượt mà và cuốn hút.

Với ca sĩ biểu diễn Year End Party, mức chi phí rất linh hoạt từ 10 – 100 triệu, tùy thuộc độ nổi tiếng. Ngoài ra, việc thuê vũ đoàn, nhóm nhảy hay DJ khuấy động không khí bữa tiệc cuối năm sẽ cần ngân sách khoảng 5 – 20 triệu.

Tùy tính chất bữa tiệc, cần sự sâu lắng hay sôi động,... bạn sẽ cân đối được mức chi phí này. Một bữa tiệc YEP không nhất thiết phải thuê nhân sự biểu diễn sự kiện bên ngoài mà có thể dùng số tiền đó làm phần thưởng cho các "talent" về nghệ thuật của công ty, doanh nghiệp.

Chi phí sản xuất (âm thanh, ánh sáng, màn hình LED) 

Song song đó, chi phí sản xuất sân khấu bao gồm âm thanh, ánh sáng và màn hình LED cũng ảnh hưởng mạnh đến trải nghiệm. Thường thì hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu đã nằm trọn trong gói dịch vụ tổ chức Year End Party của INTOUR rồi đấy, cần gì cứ liên hệ ngay nhé!

Doanh nghiệp có thể chọn gói cơ bản từ 20 – 40 triệu, phù hợp các sự kiện vừa và nhỏ, hoặc gói chuyên nghiệp từ 60 – 150 triệu, dành cho quy mô hoành tráng, yêu cầu chất lượng hình ảnh – âm thanh cao.

Chi phí quay phim, chụp ảnh sự kiện

Để lưu giữ khoảnh khắc, chi phí quay phim – chụp ảnh cũng cần được cân nhắc. Một nhiếp ảnh gia thường dao động 5 – 10 triệu, trong khi dịch vụ quay phim và dựng clip highlight sẽ có chi phí từ 8 – 20 triệu.

Lưu ý: Hệ thống âm thanh – ánh sáng cần được thiết kế cân xứng với không gian để tránh tình trạng "thừa mà thiếu", vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo hiệu quả trình diễn.

Chi phí trang trí & Quà tặng (Decoration & Gifts) - Chiếm 10-15% tổng ngân sách

Trang trí Year End Party & quà tặng Year End Party là hạng mục tạo nên điểm nhấn thị giác và cảm xúc, giúp Year End Party trở nên đáng nhớ hơn. Trong đó:

Trang trí khu vực check-in (backdrop, photo booth)

Đầu tiên, trang trí khu vực check-in đóng vai trò là "bộ mặt" sự kiện, nơi mọi người háo hức chụp ảnh kỷ niệm.

Doanh nghiệp có thể chọn backdrop với chi phí từ 5 – 15 triệu, hoặc đầu tư hơn với photo booth 3D độc đáo, giá dao động 10 – 30 triệu, tạo hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ trên mạng xã hội.

Trang trí sân khấu và bàn tiệc

Tiếp đến là trang trí sân khấu và bàn tiệc, nơi diễn ra toàn bộ hoạt động chính. Các hạng mục như hoa tươi, bóng bay, concept thiết kế riêng thường có chi phí từ 10 – 25 triệu, tùy phong cách và quy mô tiệc.

Quà tặng cho nhân viên và giải thưởng bốc thăm

Bên cạnh không gian, quà tặng và giải thưởng bốc thăm cũng góp phần nâng cao tinh thần gắn kết. Các doanh nghiệp thường chọn quà hiện vật như giftset, balo, ly sứ với chi phí 100.000 – 300.000 VNĐ/người.

Ngoài ra, voucher mua sắm hoặc ăn uống từ 200.000 – 500.000 VNĐ cũng là lựa chọn phổ biến. Đặc biệt, những giải thưởng lớn bằng tiền mặt hoặc hiện vật giá trị luôn tạo sự hứng khởi và mong chờ. 

Mẹo nhỏ: Nên kết hợp quà tặng cá nhân hóa (in tên, logo công ty) để gia tăng giá trị tinh thần và tính lưu niệm.

Các chi phí khác & Chi phí dự phòng (Others & Contingency) - Chiếm 5-10% tổng ngân sách

Các chi phí in ấn, vận chuyển và quỹ dự phòng tuy không lớn nhưng lại là "vòng an toàn" giúp doanh nghiệp tránh rơi vào thế bị động khi tổ chức Year End Party.

Chi phí in ấn, giấy mời

Trước hết, chi phí in ấn bao gồm giấy mời, standee, banner... thường dao động từ 3 – 10 triệu, tùy chất liệu và thiết kế. Đây là khoản tuy nhỏ nhưng góp phần quan trọng trong việc tạo sự chuyên nghiệp và đồng bộ hình ảnh cho sự kiện.

Chi phí vận chuyển

Tiếp theo, chi phí vận chuyển là hạng mục cần được dự trù nếu công ty bố trí xe đưa đón nhân viên, với mức từ 2 – 15 triệu, tùy quãng đường và số lượng xe. Khoản chi này không chỉ tạo sự thuận tiện mà còn thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp dành cho nhân sự.

Quỹ dự phòng cho các tình huống phát sinh (bắt buộc phải có)

Cuối cùng, không thể bỏ qua quỹ dự phòng – "lá chắn" của ngân sách, chiếm 5 – 10% tổng chi phí. Đây là khoản bắt buộc để xử lý các tình huống bất ngờ như tăng số lượng khách, chi phí thiết bị phát sinh hay thay đổi hạng mục sát ngày diễn ra.

Doanh nghiệp tuyệt đối không nên cắt giảm quỹ dự phòng, bởi đây chính là yếu tố quyết định sự trọn vẹn và an toàn tài chính cho toàn bộ sự kiện.

Tổ chức vào ngày trong tuần thay vì cuối tuần

Phí thuê sảnh, dịch vụ và nhân sự thường cao hơn 20 - 30% vào thứ 6 - Chủ Nhật. Việc chọn tổ chức Year End Party vào các ngày trong tuần (thứ 2 - thứ 5) sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí địa điểm mà vẫn đảm bảo chất lượng chương trình.

Lựa chọn địa điểm đã bao gồm âm thanh, ánh sáng cơ bản

Nhiều khách sạn, trung tâm hội nghị, hoặc nhà hàng hiện cung cấp sẵn hệ thống âm thanh - ánh sáng cơ bản. Việc chọn những địa điểm này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí sản xuất (production), hạn chế các khoản phụ thu thiết bị ngoài.

Đàm phán các gói F&B trọn gói

Thay vì thanh toán riêng lẻ cho từng dịch vụ, doanh nghiệp nên chọn combo trọn gói (thức ăn + nước uống + phục vụ). Cách này vừa dễ kiểm soát chi phí, vừa giúp hạn chế phát sinh khi nhân viên sử dụng đồ uống theo chai/lon. Trung bình, có thể tiết kiệm 10 - 15% tổng chi phí F&B.

Tận dụng tài năng "cây nhà lá vườn" cho các tiết mục văn nghệ

Thay vì thuê toàn bộ ca sĩ, nhóm nhạc, doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên biểu diễn với các tiếc mục múa Year End Party hoặc nhảy ca hát. Đây không chỉ là cách giảm chi phí 5 - 10 triệu mà còn tạo thêm sự gắn kết, giúp buổi tiệc mang dấu ấn riêng của doanh nghiệp.

Tối giản phần quà tặng, tập trung vào giá trị tinh thần

Thay vì chạy theo quà tặng vật chất đắt tiền, doanh nghiệp có thể chọn voucher ăn uống, trải nghiệm hoặc quà cá nhân hóa. Những phần thưởng này vừa tiết kiệm chi phí (giảm 20 - 30% so với quà hiện vật cao cấp), vừa tạo được sự trân trọng tinh thần.

Lên kế hoạch và đặt dịch vụ từ sớm

Đặt dịch vụ trước 1 - 2 tháng giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn và dễ dàng thương lượng mức giá ưu đãi. Đặc biệt, vào mùa cao điểm cuối năm, việc "chốt sớm" giúp tiết kiệm từ 10 - 20% so với đặt cận ngày.

Sử dụng thiệp mời điện tử thay vì thiệp giấy

Thiệp điện tử (email, QR code, microsite sự kiện) vừa tiết kiệm chi phí in ấn (3 - 10 triệu), vừa hiện đại, dễ quản lý danh sách khách mời. Đây là xu hướng bền vững và thân thiện môi trường.

Cân nhắc các địa điểm ngoài trung tâm

Những địa điểm ngoài trung tâm TP.HCM hoặc Hà Nội thường có giá thuê thấp hơn 15 - 25% so với khu vực trung tâm. Kết hợp thêm dịch vụ đưa đón nhân viên, doanh nghiệp vừa kiểm soát chi phí vừa mang lại trải nghiệm mới mẻ cho khách tham dự.

Việc lập dự toán chi tiết và áp dụng các mẹo tiết kiệm sẽ giúp bạn kiểm soát ngân sách hiệu quả. Tuy nhiên, để đưa ra quyết định chi tiêu thông minh nhất, thì hiểu rõ một số khái niệm và so sánh các lựa chọn là vô cùng quan trọng.

INTOUR sẽ sharing cho bạn cùng doanh nghiệp những kinh nghiệm tổ chức sự kiện thực tiễn mà trong hơn 16 năm hoạt động chúng tôi góp nhặt từ những thành công cũng như thất bại của mình để giúp công ty hiểu rõ và đưa ra được những quyết định tối ưu nhất!

"Chi phí ẩn" trong tổ chức sự kiện là gì và làm sao để kiểm soát chúng?

Chi phí ẩn là những khoản phát sinh ngoài dự kiến, không được liệt kê rõ trong báo giá chi tiết ban đầu nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách. Một số chi phí ẩn phổ biến gồm: Phí VAT 8% hoặc 10% chưa bao gồm trong báo giá, Phí phục vụ ngoài giờ nếu chương trình kéo dài hơn hợp đồng, Phí điện 3 pha cho hệ thống âm thanh – ánh sáng Year End Party công suất lớn, Phí dọn dẹp hoặc hoàn trả mặt bằng sau sự kiện, Phí vận chuyển, bốc xếp thiết bị đến địa điểm xa….

Do đó hãy luôn hỏi kỹ đối tác về các khoản phí có thể phát sinh và yêu cầu ghi rõ trong hợp đồng. Việc thỏa thuận minh bạch ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh "bẫy" ngân sách.

Những hạng mục nào có thể cắt giảm khi ngân sách eo hẹp và những hạng mục nào là "bất khả xâm phạm"?

Có thể cắt giảm:

• Trang trí quá cầu kỳ, hoa tươi nhập khẩu.
• Quà tặng lưu niệm đắt tiền.
• Chi phí thuê MC, nghệ sĩ hạng A, thuê band nhạc year end party nếu không thật sự cần thiết.
• Các tiết mục biểu diễn phụ, không ảnh hưởng đến trải nghiệm chính.

Không nên cắt giảm:

• Chất lượng âm thanh và ánh sáng (ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ chương trình).
• Chất lượng đồ ăn, nước uống (gắn liền với sự hài lòng của khách).
• Chi phí an toàn, bảo vệ và PCCC.
• Nhân sự year end party vận hành chính (kỹ thuật, điều phối).

Có nên thuê một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói để tiết kiệm chi phí không?

Câu trả lời là có, trong trường hợp doanh nghiệp có nguồn lực nội bộ hạn chế và thiếu kinh nghiệm tổ chức, hoặc khi muốn tiết kiệm thời gian với một giải pháp "chìa khóa trao tay" từ A–Z. Đây cũng là lựa chọn phù hợp nếu doanh nghiệp cần đảm bảo chất lượng chương trình trong khi ngân sách đã được ấn định rõ ràng, tránh các khoản phát sinh ngoài dự kiến. 

Tuy nhiên, cũng có những tình huống không nên lựa chọn hình thức này, đặc biệt khi doanh nghiệp mong muốn kiểm soát toàn bộ từng chi tiết nhỏ của sự kiện, hoặc đã sở hữu một đội ngũ in-house giàu kinh nghiệm, có khả năng tự triển khai trọn vẹn chương trình.

So sánh hiệu quả giữa việc đầu tư nhiều vào ca sĩ nổi tiếng và đầu tư vào trải nghiệm ẩm thực cao cấp?

• Ca sĩ nổi tiếng: Mang lại hiệu ứng truyền thông tức thì, tạo "wow factor", nhưng hiệu quả chỉ kéo dài trong thời điểm diễn ra sự kiện. ROI thường cao nếu mục tiêu là quảng bá thương hiệu.
• Ẩm thực cao cấp: Đem lại sự hài lòng thực tế cho 100% người tham dự, tăng gắn kết và trải nghiệm chung. ROI bền vững hơn, đặc biệt nếu sự kiện hướng đến tri ân hoặc gắn kết nội bộ.

Tùy mục tiêu sự kiện. Nếu cần "viral" truyền thông, hãy chọn ca sĩ nổi tiếng. Nếu cần xây dựng trải nghiệm nhân viên/khách hàng, hãy ưu tiên ẩm thực chất lượng.

Chi phí dành cho Year End Party không chỉ đơn thuần là một khoản tiền tiêu hao trong sổ sách, đây còn là một khoản đầu tư chiến lược: đầu tư vào văn hóa doanh nghiệp, vào sự gắn kết và động lực của đội ngũ nhân viên, cũng như vào hình ảnh thương hiệu tuyển dụng trong mắt thị trường lao động. 

Một chương trình được xây dựng thông minh với những concept year end party độc đáo hấp dẫn và ý nghĩa sẽ mang lại hiệu ứng lan tỏa tích cực, không chỉ giúp nhân sự thêm gắn bó mà còn nâng tầm uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và ứng viên tiềm năng.

Chính vì vậy, thay vì nhìn vào những con số tách biệt, hãy xem Year End Party như một đòn bẩy dài hạn: một sự kiện được đầu tư khôn ngoan sẽ tạo ra giá trị vượt xa so với chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra.

Và nếu bạn vẫn băn khoăn hoặc muốn một giải pháp chuyên nghiệp – độc đáo – trọn gói, hãy để Intour đồng hành. Chúng tôi cam kết mang đến một chương trình ấn tượng – độc đáo – truyền cảm hứng, giúp doanh nghiệp tri ân nhân viên và ghi dấu khoảnh khắc đáng nhớ. Liên hệ ngay HOTLINE để nhận được tư vấn chuyên sâu từ đội ngũ của chúng tôi.

Tất cả lời nói đều được cụ thể hóa bằng việc làm thực tế và hiệu quả mang cho khách hàng là sự hài lòng của bạn, sự thành công của chương trình tất niên. INTOUR hân hạnh dành cho doanh nghiệp những sự kiện cực kì thành công, ý nghĩa và sẽ giúp bạn có những trải nghiệm hơn cả tuyệt vời.

Phương Châm Hoạt Động

“MONG MUỐN CỦA KHÁCH HÀNG CHÍNH LÀ

MONG MUỐN CỦA INTOUR”

Best Regards,

CÔNG TY DU LỊCH INTOUR

0979 655 373

113 Đường số 1 khu dân cư Cityland, Phường Hạnh Thông, Tp. Hồ Chí Minh

Email: [email protected]

Website: www.intour.com.vn

Fanapage: FB/dulichintour

Youtube Chanel: youtube.com/congtydulichintour

INTOUR - VUI TRỌN TOUR!