Tất Tần Tật Về Nhân Sự Hậu Cần Year End Party: Checklist, Phân Công & Kinh Nghiệm Tổ Chức

Tiệc Year End Party muốn thành công trọn vẹn không chỉ dựa vào ý tưởng độc đáo hay kịch bản hấp dẫn, mà còn phụ thuộc rất nhiều vào công tác hậu cần.

Nhân sự hậu cần Year End Party giống như "xương sống" của sự kiện – nơi mọi chi tiết đều phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, phối hợp nhịp nhàng và xử lý kịp thời. Bởi chỉ cần một mắt xích bị lỏng lẻo, cả chương trình có thể mất đi sự chỉn chu vốn có.

Dưới đây là 7 mảng hậu cần trọng yếu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nắm vững khi tổ chức tiệc cuối năm:

Địa điểm tổ chức Year End Party được xem là "sân khấu chung" để mọi hoạt động của sự kiện diễn ra. Một không gian phù hợp không chỉ mang lại sự thoải mái, thuận tiện trong di chuyển mà còn góp phần nâng tầm đẳng cấp của chương trình.

Ngược lại, nếu địa điểm quá nhỏ gây chật chội, quá xa trung tâm khiến khách ngại tham dự hoặc thiếu chỗ để xe… thì tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách mời cũng như hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Âm thanh, ánh sáng và sân khấu Year End Party là những yếu tố then chốt quyết định cảm xúc và trải nghiệm của khách mời. Hệ thống âm thanh rõ ràng giúp truyền tải thông điệp một cách trọn vẹn, ánh sáng tinh tế làm nổi bật những khoảnh khắc quan trọng, trong khi sân khấu vững chắc trở thành trung tâm thu hút mọi ánh nhìn.

Tuy nhiên, chỉ cần xảy ra sự cố như micro hú, âm thanh rè, ánh sáng mờ nhạt hay sân khấu thiếu an toàn, toàn bộ không khí chương trình có thể bị phá vỡ, gây gián đoạn diễn biến và để lại ấn tượng không tốt trong lòng khách mời.

Tiệc và đồ uống (F&B) không chỉ là phần "ăn uống" đơn thuần, mà còn phản ánh sự hiếu khách và mức độ chu đáo của đơn vị tổ chức. Một thực đơn Year End Party phong phú, được chuẩn bị kỹ lưỡng và phục vụ đúng lúc sẽ giúp khách mời cảm thấy hài lòng, đồng thời góp phần duy trì bầu không khí sôi nổi, gắn kết trong suốt sự kiện.

Ngược lại, nếu khâu tiệc gặp trục trặc như phục vụ chậm trễ, thiếu món, không hợp khẩu vị hay mất vệ sinh thì sự kiện sẽ mất điểm ngay lập tức, khiến không khí trở nên rời rạc, kém hứng khởi và ảnh hưởng đến cảm nhận chung của khách mời.

Trang trí và thiết kế không gian chính là "diện mạo" của sự kiện, nơi thể hiện sự chỉn chu và phong cách riêng của đơn vị tổ chức. Từ backdrop, bàn tiệc, ánh sáng trang trí cho đến những chi tiết nhỏ như hoa tươi hay quầy check-in, tất cả đều góp phần tạo nên dấu ấn thương hiệu và khơi gợi cảm xúc tích cực cho khách tham dự.

Ngược lại, nếu phần trang trí sơ sài, thiếu tinh tế hoặc xảy ra sự cố kỹ thuật như backdrop đổ, đạo cụ hỏng… thì không chỉ làm mất đi tính thẩm mỹ mà còn khiến sự kiện trở nên kém chuyên nghiệp trong mắt khách mời.

Đội ngũ nhân sự như MC, lễ tân, PG, kỹ thuật viên hay phục vụ chính là những "bánh răng" giúp guồng máy sự kiện vận hành trơn tru. Khi được tổ chức với một đội ngũ giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp và được phân công hợp lý, họ sẽ biết cách phối hợp nhịp nhàng, xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh và đảm bảo chương trình diễn ra mạch lạc, hấp dẫn.

Ngược lại, nếu thiếu nhân sự, phân công không đúng người đúng việc hoặc đội ngũ thiếu chuyên môn thì rất dễ dẫn đến tình trạng hỗn loạn, chậm trễ trong khâu tổ chức, làm giảm sự hứng khởi và để lại ấn tượng không tốt cho khách mời.

Quà tặng trong sự kiện không chỉ đơn thuần là vật phẩm, mà còn là lời cảm ơn chân thành mà đơn vị tổ chức gửi đến khách mời và nhân viên. Một món quà ý nghĩa, được chuẩn bị chu đáo sẽ góp phần lan tỏa thương hiệu, đồng thời giúp lưu giữ ấn tượng đẹp về sự kiện trong lòng người tham dự.

Tuy nhiên, nếu khâu quà tặng gặp trục trặc như thiếu số lượng, chất lượng kém hoặc lựa chọn không phù hợp với đối tượng khách, họ có thể cảm thấy bị xem nhẹ. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả truyền thông mà còn ảnh hưởng đến giá trị tinh thần, khiến bữa tiệc mất đi sự trọn vẹn.

An ninh và y tế được xem như "tấm bảo hiểm" của sự kiện, giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo an toàn tuyệt đối cho khách mời và xử lý kịp thời mọi sự cố bất ngờ. Đội ngũ an ninh giúp duy trì trật tự, kiểm soát tình huống, trong khi bộ phận y tế luôn trong trạng thái sẵn sàng để ứng cứu nhanh chóng khi có vấn đề phát sinh.

Nếu thiếu đi sự chuẩn bị này, sự kiện có thể rơi vào tình trạng mất cắp, gây rối hoặc những sự cố sức khỏe tưởng chừng nhỏ lại trở thành tình huống nghiêm trọng. Điều đó không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách mời mà còn gây tổn hại nặng nề đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.

Để đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị trọn vẹn, từng mảng hậu cần Year End Party không chỉ cần được "điểm danh" mà còn phải có checklist rõ ràng. Đây chính là bí quyết để bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào trong tổ chức Year End Party, dù nhỏ nhất. Tất cả được đúc kết từ kinh nghiệm tổ chức sự kiện hơn 16+ năm của INTOUR, gửi hết đến cho quý khách hàng mong rằng tất cả sẽ giúp cho doanh nghiệp làm nên một đêm tiệc Year End Party hoành tráng, đáng nhớ, gắn kết - đong đầy!

Các hạng mục công việc cần làm chi tiết cho nhóm nhân sự này bao gồm:

Sức chứa & bố trí chỗ ngồi

• Tính toán số lượng khách tối đa mà không gian có thể đáp ứng.
• Chuẩn bị sơ đồ chỗ ngồi theo layout (theo bàn tròn, bàn dài, ghế rạp…) phù hợp chương trình.
• Dự phòng thêm 5–10% ghế để xử lý khách mời phát sinh.

Bãi xe & giao thông

• Kiểm tra bãi xe có sức chứa đủ cho xe máy, ô tô của khách.
• Sắp xếp nhân sự giữ xe, hướng dẫn lối vào – lối ra.
• Đảm bảo lối xe ra/vào không gây kẹt đường hoặc ùn tắc.

Sảnh đón & khu vực check-in

• Thiết kế backdrop check-in, booth chụp ảnh, photobooth phù hợp concept.
• Bố trí quầy lễ tân/registration để khách điểm danh.
• Sắp đặt bàn hướng dẫn, bảng chỉ dẫn sơ đồ bàn tiệc.

Khu vực sân khấu

• Đặt sân khấu ở vị trí trung tâm, tầm nhìn rõ ràng từ mọi góc ngồi.
• Kiểm tra chiều cao sân khấu để phù hợp không gian, tránh che khuất màn LED.
• Đảm bảo có bậc thang lên xuống sân khấu an toàn, có tay vịn nếu cần.

Phòng chờ & khu vực hậu trường

• Chuẩn bị phòng chờ riêng cho MC, ca sĩ, nhóm nhạc, nhân sự kỹ thuật.
• Có khu vực cất giữ đạo cụ, quà tặng, thiết bị dự phòng.
• Bố trí bàn ghế, nước uống cho nhân sự hậu trường.

Hệ thống điều hòa & thông gió

• Kiểm tra công suất điều hòa phù hợp số lượng khách.
• Có quạt phụ trợ trong trường hợp không gian quá nóng.
• Đảm bảo hệ thống thông gió hoạt động để tránh không khí ngột ngạt.

Lối thoát hiểm & an toàn PCCC

• Đảm bảo có ít nhất 2 lối thoát hiểm rõ ràng.
• Chuẩn bị bình chữa cháy, hộp cứu hỏa tại các điểm quy định.
• Kiểm tra hệ thống báo cháy, còi báo động vẫn hoạt động.

Các hạng mục công việc cần làm chi tiết:

Âm thanh

• Kiểm tra hệ thống loa chính và loa phụ (đảm bảo phủ đều toàn bộ không gian).
• Chuẩn bị 2–3 micro không dây, 1 micro có dây để dự phòng.
• Test âm lượng, độ vang, tiếng bass/treble trước sự kiện ít nhất 2 tiếng.
• Bố trí kỹ thuật viên trực xuyên suốt để xử lý sự cố âm thanh.

Ánh sáng

• Lắp đặt đèn sân khấu: moving head, spotlight, wash light… theo kịch bản.
• Đèn hiệu ứng: laser, đèn nháy, đèn nền để tăng màu sắc cho chương trình.
• Đèn chiếu sáng khán giả: giúp khách mời không gian sáng rõ khi giao lưu.
• Kiểm tra hệ thống dimmer, remote điều khiển để ánh sáng thay đổi theo cue.

Hình ảnh & trình chiếu

• Màn LED: kiểm tra kích thước, độ phân giải (P3 hoặc P4) cho hình ảnh sắc nét.
• Máy chiếu (nếu dùng): kiểm tra độ sáng >5000 Ansi Lumen, cáp HDMI đầy đủ.
• Laptop trình chiếu: cài đặt phần mềm chạy clip, backup ít nhất 1 máy.
• Chuẩn bị cáp dự phòng: HDMI, VGA, chuyển đổi USB-C/Type-C.

Sân khấu

• Kiểm tra kết cấu khung sắt, sàn sân khấu chắc chắn, không rung lắc.
• Trang bị thảm trải sàn chống trơn trượt.
• Bố trí bậc thang chắc chắn, lắp thêm tay vịn nếu có người cao tuổi tham dự.
• Chuẩn bị bục phát biểu, bục để hoa, bàn trao giải/quà.

Điện & nguồn dự phòng

• Kiểm tra hệ thống điện, dây dẫn, ổ cắm chống cháy nổ.
• Có bảng điện riêng cho âm thanh, ánh sáng, màn LED để tránh quá tải.
• Máy phát điện dự phòng (hoặc UPS) sẵn sàng trong tình huống mất điện.
• Đặt kỹ thuật viên điện trực xuyên suốt trong chương trình.

Các hạng mục công việc cần làm chi tiết:

Thực đơn

• Lên thực đơn chi tiết: món khai vị, món chính, món tráng miệng.
• Chuẩn bị thêm menu chay/healthy cho khách có nhu cầu đặc biệt.
• Kiểm tra chất lượng nguyên liệu, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.

Đồ uống

• Nước lọc, nước ngọt, bia, rượu vang (số lượng dự trù theo khách mời).
• Chuẩn bị quầy bar/khay phục vụ riêng nếu có cocktail hoặc nước mix.
• Kiểm tra dụng cụ: ly, khay, máy ướp lạnh, xô đá…

Số lượng & phần ăn

• Tính toán số phần ăn chính xác theo số lượng khách.
• Dự phòng thêm 5–10% phần ăn để xử lý phát sinh.
• Đảm bảo khẩu phần hợp lý, không thừa thiếu quá nhiều.

Thời gian phục vụ

• Xác định thời điểm phục vụ theo timeline (khai vị – chính – tráng miệng).
• Đảm bảo không gián đoạn chương trình (phục vụ đúng cue).
• Sắp xếp nhân sự phục vụ kịp thời, chuyên nghiệp.

Nhân viên phục vụ

• Đào tạo nhân viên về tác phong, đồng phục, cách phục vụ.
• Phân công theo từng khu vực/bàn để tránh thiếu sót.
• Có quản lý giám sát để điều phối khi có sự cố.

Các hạng mục công việc cần làm chi tiết:

Backdrop & sân khấu

• Thiết kế backdrop chính theo chủ đề Year End Party.
• Kiểm tra chất liệu (bạt hiflex, màn LED, mica, gỗ…) chắc chắn, đẹp mắt.
• Đảm bảo an toàn khi dựng, chống đổ ngã.

Photobooth & khu vực check-in

• Thiết kế photobooth độc đáo để khách chụp hình kỷ niệm.
• Bố trí ánh sáng riêng để hình ảnh sắc nét.
• Có nhân sự hướng dẫn chụp ảnh cho khách.

Standee & bảng chỉ dẫn

• In standee giới thiệu chương trình, bảng timeline.
• Lắp đặt chỉ dẫn đường đi, sơ đồ bàn tiệc.

Trang trí bàn tiệc

• Hoa tươi, nến, khăn trải bàn, ghế bọc theo concept.
• Sắp xếp dụng cụ ăn uống chuẩn nhà hàng (dao, nĩa, ly, muỗng…).
• Đặt thiệp cảm ơn hoặc namecard cá nhân (nếu có).

Trang trí phụ kiện & hiệu ứng

• Bong bóng, dây ruy băng, đèn led trang trí tạo không khí.
• Máy bắn pháo giấy, pháo hoa lạnh, máy tạo khói cho tiết mục đặc biệt.
• Kiểm tra kỹ an toàn cháy nổ trước khi sử dụng.

Các hạng mục công việc cần làm chi tiết:

Lễ tân & PG

• Đón khách, check-in, hướng dẫn chỗ ngồi.
• Mặc đồng phục đẹp, thái độ thân thiện.
• Chuẩn bị bảng tên/thiết bị quét mã (nếu check-in điện tử).

MC (dẫn chương trình)

• Nắm rõ kịch bản, phân đoạn cue chi tiết.
• Có phương án dự phòng MC thay thế nếu sự cố.

Ban kỹ thuật

• Kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, LED màn hình, điện.
• Phân công trực 100% trong suốt chương trình.
• Chuẩn bị thiết bị thay thế & phụ kiện dự phòng.

An ninh sự kiện

• Bố trí bảo vệ tại lối vào, khu vực quà tặng, khu vực VIP.
• Giữ trật tự khi phát quà, bốc thăm hoặc check-in đông người.
• Giám sát toàn bộ sự kiện để xử lý tình huống.

Nhiếp ảnh & quay phim

• Chuẩn bị đầy đủ máy ảnh, ống kính, drone (nếu có).
• Ghi hình toàn bộ timeline: check-in, phát biểu, biểu diễn, trao giải, tiệc.
• Có người chuyên chụp khách mời & chụp theo yêu cầu.

Các hạng mục công việc cần làm chi tiết:

Phân loại quà

• Quà cho toàn bộ khách mời.
• Quà cho khách VIP, ban lãnh đạo.
• Quà cho phần bốc thăm trúng thưởng.
• Quà lưu niệm gắn logo/thương hiệu công ty.

Đóng gói & thẩm mỹ

• Kiểm tra chất lượng quà tặng.
• Đóng gói đồng bộ, đẹp mắt (hộp, túi giấy, ribbon).
• Gắn tag/tên công ty để ghi dấu ấn thương hiệu.

Khu vực tập kết quà

• Sắp xếp khu vực riêng để quà gọn gàng, dễ kiểm soát.
• Có người quản lý, tránh thất thoát.
• Chia thành từng lô theo nhóm khách để tiện phát.

Danh sách & phân bổ

• Lập danh sách khách mời, phân loại quà tương ứng.
• Chuẩn bị kịch bản trao quà rõ ràng: người trao – người nhận – thời điểm.
• Đánh dấu (check list) khi quà đã trao để tránh thiếu sót.

Sở hữu một checklist công việc chi tiết giống như bạn đang có trong tay "bản đồ" của toàn bộ sự kiện. Tuy nhiên, để biến bản đồ đó thành một hành trình suôn sẻ, việc sắp xếp các công việc theo một trình tự thời gian khoa học là yếu tố "sống còn". Nếu không có một lộ trình rõ ràng, bạn rất dễ rơi vào tình trạng "nước đến chân mới nhảy", chồng chéo công việc hoặc bỏ lỡ những "thời điểm vàng" để đặt dịch vụ tốt nhất.

Đây là giai đoạn đặt nền móng cho toàn bộ sự kiện, vì vậy cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và tiến hành sớm. Đặc biệt, các địa điểm đẹp, phù hợp sức chứa thường bị đặt kín rất nhanh vào mùa cuối năm, nếu chậm trễ bạn có thể phải chấp nhận nơi không đạt yêu cầu hoặc chi phí thuê bị đẩy cao.

Công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm: việc khảo sát từ 2–3 địa điểm khác nhau để so sánh về vị trí, sức chứa, bãi đỗ xe và hệ thống tiện ích như điều hòa, lối thoát hiểm. Song song đó, doanh nghiệp nên làm việc với các Agency hoặc Planner để nhận proposal chi tiết kèm báo giá, từ đó có cơ sở dự trù sơ bộ ngân sách cho toàn bộ chương trình.

Một số tips/mẹo hữu ích:

• Mang theo checklist khi đi khảo sát, bao gồm các hạng mục như: sảnh đón, sân khấu, phòng chờ VIP, khu vực vệ sinh…
• Thương lượng trước về chi phí phụ thu như giờ phụ trội hay phí phục vụ ngoài giờ.
• Ưu tiên lựa chọn Agency có kinh nghiệm tổ chức sự kiện tương tự nhằm giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện.

Đây là "thời điểm vàng" để đảm bảo các nhà cung cấp vẫn còn trống lịch và giữ được những lựa chọn tốt nhất. Nếu để quá sát ngày, bạn có thể bỏ lỡ MC nổi tiếng, dàn âm thanh chất lượng hay thậm chí là đầu bếp giỏi, khiến sự kiện giảm đi phần chuyên nghiệp và hấp dẫn.

Công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm: tiến hành ký hợp đồng chính thức với các đơn vị cung cấp âm thanh – ánh sáng – sân khấu; đồng thời tổ chức test thực đơn F&B với đầy đủ món chính, món chay, đồ uống và tráng miệng. Bên cạnh đó, việc chọn MC phù hợp với phong cách sự kiện (nghiêm trang – chuyên nghiệp hay vui nhộn – kết nối) cũng là yếu tố quan trọng. Song song, doanh nghiệp cần duyệt thiết kế backdrop, photobooth, standee cũng như concept trang trí tổng thể để đảm bảo hình ảnh sự kiện chỉn chu.

Một số tips/mẹo hữu ích :

• Khi test menu, nên mời 2–3 người trong team để có đánh giá khách quan.
• Với thiết kế, yêu cầu bản 3D hoặc mockup thay vì bản vẽ 2D để dễ hình dung.
• Kiểm tra điều khoản hợp đồng rõ ràng về setup, vận chuyển và thời gian bảo trì thiết bị.

Đây là giai đoạn quan trọng để "khớp nối" tất cả các bộ phận như MC, kỹ thuật, F&B, nhân sự hỗ trợ, an ninh… Nếu không có buổi họp tổng duyệt, nguy cơ trùng lặp công việc, chồng chéo hoặc bỏ sót hạng mục rất cao, dễ khiến chương trình gặp trục trặc trong ngày diễn ra.

Công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm: tổ chức buổi họp với sự tham gia đầy đủ của tất cả nhà cung cấp, đồng thời gửi kịch bản chi tiết theo từng phút (timeline) cho từng bộ phận để nắm rõ nhiệm vụ. Ngoài ra, cần xác định rõ người phụ trách chính ở mỗi khu vực như lễ tân, sân khấu, bàn tiệc hay hậu trường, đảm bảo khi có sự cố sẽ có người đứng ra xử lý kịp thời.

Một số tips/mẹo hữu ích:

• Dựng sơ đồ phân khu rõ ràng để mọi người biết vị trí mình đứng.
• Có phương án B cho các tình huống bất ngờ: mất điện, trời mưa (nếu ngoài trời), khách VIP đến muộn.
• Chuẩn bị group chat chung để cập nhật nhanh khi có thay đổi.

"Giờ G" là thời điểm quan trọng nhất, khi mọi sai sót nhỏ nhất cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách mời. Vì vậy, việc tổng duyệt sân khấu, chạy thử chương trình và phân công điều phối cụ thể là bước không thể thiếu nhằm phát hiện và xử lý lỗi trước khi sự kiện chính thức bắt đầu.

Công việc cần thực hiện ở giai đoạn này gồm: đội ngũ tổ chức cần có mặt sớm ít nhất 3–4 tiếng để setup, kiểm tra tổng thể và chạy thử (rehearsal) toàn bộ kịch bản Year End party, bao gồm tất cả các phần như lời dẫn của MC, hiệu ứng âm thanh – ánh sáng, màn LED và các tiết mục biểu diễn. Đồng thời, bộ phận nhân sự phụ trách F&B phải rà soát kỹ số lượng bàn, thức ăn, cách bày trí và sự sẵn sàng của nhân sự phục vụ. Ngoài ra, việc phân công điều phối viên tại các vị trí trọng yếu sẽ giúp sự kiện diễn ra mượt mà và hạn chế rủi ro.

Một số tips/mẹo hữu ích:

• Chuẩn bị bộ đàm/ứng dụng liên lạc nội bộ để điều phối nhanh.
• Kiểm tra máy phát điện dự phòng, dây dẫn điện, micro dự phòng.
• Có người phụ trách khẩn cấp (emergency manager) để xử lý tình huống ngay lập tức.

Đây là giai đoạn "chốt sổ" để khép lại sự kiện một cách trọn vẹn và chuyên nghiệp. Nếu làm qua loa, doanh nghiệp rất dễ gặp tranh chấp liên quan đến chi phí phát sinh hoặc hỏng hóc tài sản, gây ảnh hưởng đến uy tín cũng như mối quan hệ với đối tác.

Công việc cần thực hiện ở giai đoạn này gồm: dọn dẹp sạch sẽ, bàn giao địa điểm có biên bản xác nhận rõ ràng, đồng thời tiến hành thanh toán và ký thanh lý hợp đồng với các nhà cung cấp. Song song đó, doanh nghiệp nên thu thập feedback từ khách mời, nội bộ và cả nhà tài trợ (nếu có) để đánh giá khách quan chất lượng sự kiện. Cuối cùng, lập báo cáo tổng kết với đầy đủ hình ảnh, video, chi phí cùng phân tích điểm mạnh – điểm yếu sẽ giúp rút ra kinh nghiệm cho những chương trình sau.

Một số tips/mẹo hữu ích:

• Quay lại clip hậu trường dọn dẹp để lưu làm tư liệu nội bộ.
• Tặng quà nhỏ hoặc thiệp cảm ơn đến khách mời, đối tác để tạo ấn tượng đẹp.
• Lưu hồ sơ chi tiết để làm chuẩn cho sự kiện năm sau.

Checklist chi tiết sẽ giúp bạn không bỏ sót hạng mục. Tuy nhiên, để sự kiện trơn tru, xử lý được mọi tình huống bất ngờ, người phụ trách hậu cần cần có tư duy quản lý chuyên nghiệp, kỹ năng điều phối và khả năng ứng biến nhanh nhạy.

Làm sao để làm việc và deal giá hiệu quả với các nhà cung cấp sự kiện?

Để làm việc và thương lượng giá hiệu quả với các nhà cung cấp sự kiện, bạn nên bắt đầu bằng việc khảo sát ít nhất từ 2–3 đơn vị khác nhau để có cơ sở so sánh. Khi yêu cầu báo giá, hãy đề nghị họ tách riêng từng hạng mục thay vì đưa báo giá gộp, bởi điều này sẽ giúp bạn kiểm soát ngân sách rõ ràng hơn và tránh tình trạng bị đội giá. 

Đồng thời, hãy tận dụng lợi thế đàm phán bằng cách yêu cầu báo giá trọn gói hoặc đặt combo dịch vụ, vì các nhà cung cấp thường sẵn sàng giảm giá khi bạn chọn nhiều hạng mục cùng lúc, chẳng hạn như gói âm thanh – ánh sáng + sân khấu + MC.

Cách làm này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn hạn chế rủi ro khi phải làm việc với quá nhiều đối tác khác nhau.

Kịch bản "run-of-show" chi tiết cho đội hậu cần cần bao gồm những gì?

Một kịch bản "run-of-show" cho đội hậu cần cần được xây dựng như một bản đồ vận hành, không chỉ nêu thời gian tổng quát mà phải đi sâu vào chi tiết để mọi bộ phận phối hợp ăn ý.

Trong đó, quan trọng nhất là quy định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng hoạt động, thậm chí chia theo phút nếu sự kiện có nhiều tiết mục nối tiếp nhau. Đồng thời, cần phân công cụ thể người phụ trách chính cho mỗi hạng mục như MC, kỹ thuật âm thanh – ánh sáng, lễ tân đón khách, F&B, an ninh… để đảm bảo không chồng chéo trách nhiệm.

Bên cạnh đó, kịch bản cũng phải liệt kê các điểm check-in/check-out quan trọng, ví dụ như thời gian khách VIP đến, thời điểm phục vụ món chính, hoặc khoảnh khắc trao giải. Quan trọng không kém là chuẩn bị phương án dự phòng cho các tình huống bất ngờ như:

• Mất điện hoặc thiết bị kỹ thuật gặp sự cố.
• Tiết mục trễ giờ so với timeline.
• Số lượng khách tham dự vượt ngoài dự kiến.

Một kịch bản được chuẩn hóa và chi tiết sẽ trở thành "kim chỉ nam" để đội hậu cần vận hành trơn tru. Nhờ đó, mọi thành viên chỉ cần cầm bản run-of-show là biết rõ mình cần làm gì, ở đâu và phối hợp cùng ai, giúp sự kiện hạn chế tối đa sai sót và tránh tình trạng "lệch nhịp" giữa các bộ phận.

Nên thuê nhân sự hậu cần bên ngoài hay sử dụng nhân viên "cây nhà lá vườn"?

Để trả lời câu hỏi "Nên thuê nhân sự hậu cần bên ngoài hay sử dụng nhân viên nội bộ?", lựa chọn hiệu quả nhất chính là kết hợp cả hai nguồn lực. Việc này giúp sự kiện vừa chuyên nghiệp vừa giữ được bản sắc riêng của doanh nghiệp.

• Nhân sự bên ngoài thường đảm nhận những mảng yêu cầu chuyên môn cao như kỹ thuật âm thanh – ánh sáng, điều phối chương trình, MC hoặc PG. Họ có nhiều kinh nghiệm, xử lý sự cố nhanh và đảm bảo chuẩn mực tổ chức.
• Nhân sự nội bộ lại phát huy tốt ở vai trò lễ tân, check-in, hỗ trợ khách. Họ hiểu văn hóa công ty, quen thuộc với khách mời, tạo cảm giác gần gũi và thân thiện.

Nếu chỉ dựa vào nhân sự nội bộ, sự kiện có thể thiếu sự chuyên nghiệp; ngược lại, nếu chỉ thuê bên ngoài thì chi phí cao và dễ thiếu "chất riêng". Vì vậy, sự phối hợp hài hòa giữa hai bên là giải pháp tối ưu.

Những giấy phép nào cần xin nếu tổ chức sự kiện ở địa điểm công cộng?

Khi tổ chức sự kiện ở địa điểm công cộng như công viên, quảng trường hay đường phố, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy phép để đảm bảo tính pháp lý và an toàn. Thông thường, các loại giấy phép bao gồm:

• Giấy phép tổ chức sự kiện do chính quyền địa phương cấp.
• Giấy phép sử dụng âm thanh công cộng nếu có loa hoặc nhạc lớn ngoài trời.
• Giấy phép an ninh – trật tự từ công an địa phương.
• Giấy phép bán và sử dụng rượu bia nếu chương trình phục vụ đồ uống có cồn.

Việc xin giấy phép không chỉ là thủ tục bắt buộc mà còn giúp sự kiện diễn ra thuận lợi, tránh rủi ro bị dừng đột ngột, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp với cộng đồng xung quanh.

Rủi ro 1: Mất điện 

Một trong những rủi ro lớn nhất trong sự kiện là mất điện. Khi sự cố này xảy ra, toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn LED hay máy chiếu sẽ ngừng hoạt động, khiến chương trình bị gián đoạn, tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp và làm khách mời mất hứng.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần chuẩn bị máy phát điện dự phòng công suất đủ lớn để vận hành toàn bộ thiết bị quan trọng. Kiểm tra định kỳ máy phát trước sự kiện và bố trí kỹ thuật viên trực để xử lý ngay khi cần.

Điện chính là "xương sống" của sự kiện, chỉ cần ngắt quãng vài phút cũng có thể làm mất mạch cảm xúc. Vì vậy, phương án dự phòng này được xem là bắt buộc và không thể bỏ qua.

Rủi ro 2: Thời tiết xấu (với sự kiện ngoài trời) 

Thời tiết xấu cũng là yếu tố khó kiểm soát và dễ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chương trình. Khi mưa, gió mạnh hoặc nắng gắt, trải nghiệm của khách mời sẽ bị giảm sút; đồng thời các thiết bị điện tử, hạng mục trang trí và cả F&B đều có nguy cơ hỏng hóc.

Để phòng tránh, cần chuẩn bị sẵn:

• Dựng bạt che, ô dù lớn ở khu vực bàn tiệc, sân khấu.
• Luôn có địa điểm dự phòng trong nhà gần khu vực tổ chức.
• Theo dõi dự báo thời tiết trước 3–5 ngày để chủ động sắp xếp.

Thực tế cho thấy, dù khâu chuẩn bị có chu đáo đến đâu, yếu tố "ông trời" vẫn khó đoán. Vì vậy, luôn có một "Plan B" trong nhà chính là giải pháp an toàn và hiệu quả nhất để đảm bảo chương trình không bị gián đoạn.

Rủi ro 3: Hỏng hóc thiết bị (micro, máy chiếu) 

Hỏng hóc thiết bị là tình huống thường gặp trong các sự kiện. Khi micro bị hỏng, máy chiếu không hoạt động hoặc dây kết nối gặp sự cố, MC sẽ không thể dẫn chương trình mạch lạc, khách mời bị gián đoạn trải nghiệm nghe nhìn, và toàn bộ sự kiện mất đi tính chuyên nghiệp.

Để hạn chế rủi ro này, cần chuẩn bị sẵn:

• Luôn có micro, laptop, dây kết nối, máy chiếu dự phòng.
• Ekip kỹ thuật phải có checklist kiểm tra trước giờ G và trực xuyên suốt sự kiện.

Thiết bị điện tử vốn dễ phát sinh sự cố bất ngờ, và nếu không có phương án thay thế ngay, chương trình có thể "đứng hình" trong tích tắc.

Rủi ro 4: Nhà cung cấp đến trễ/sai sót 

Nhà cung cấp đến trễ hoặc mắc sai sót cũng là "cơn ác mộng" của team hậu cần. Chỉ cần một đơn vị setup chậm (trang trí, âm thanh ánh sáng, hay F&B) sẽ kéo lùi toàn bộ timeline, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời.

Phương án bao gồm:

• Soạn hợp đồng chặt chẽ, quy định rõ thời gian setup, phạt nếu trễ.
• Cử người phụ trách giám sát riêng từng bên (âm thanh – ánh sáng, trang trí, F&B).
• Yêu cầu có mặt sớm ít nhất 3–4 giờ trước giờ G.

Trong một sự kiện Year End Party, số lượng nhà cung cấp thường rất nhiều. Nếu không có sự phối hợp nhịp nhàng và giám sát sát sao, chỉ một sai sót nhỏ từ một bên cũng có thể kéo cả chương trình rơi vào hỗn loạn.

Rủi ro 5: Khách mời đến đông hơn dự kiến 

Khách mời đến đông hơn dự kiến là tình huống rất dễ xảy ra khi tổ chức Year End Party. Nếu không chuẩn bị kỹ, bạn sẽ đối diện với cảnh thiếu ghế, thiếu suất ăn, khiến khách mời cảm thấy bị bỏ quên và đánh giá sự kiện thiếu chuyên nghiệp.

Để phòng ngừa cần:

• Luôn dự trù thêm 5–10% ghế ngồi và suất ăn.
• Chuẩn bị thêm bàn phụ ở vị trí gần khu vực chính.
• Với F&B, chọn menu dễ tăng số lượng trong thời gian ngắn (buffet, finger food).

Trên thực tế, số lượng khách tham dự thường khó kiểm soát tuyệt đối. Vì vậy, việc dự phòng luôn là giải pháp an toàn để sự kiện không rơi vào tình huống "khách đến mà không có chỗ ngồi".

Để một Year End Party diễn ra trọn vẹn, khâu tổng duyệt và việc chuẩn bị kế hoạch B đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Tổng duyệt được xem là bước then chốt giúp mọi bộ phận phối hợp nhịp nhàng, kiểm tra lại toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, kịch bản và nhân sự.

Đây cũng là cơ hội để kịp thời phát hiện những lỗi nhỏ và khắc phục ngay trước khi khách mời bước vào khán phòng. Bên cạnh đó, việc xây dựng Plan B chính là "lá chắn an toàn" cho sự kiện. Khi có phương án dự phòng, doanh nghiệp sẽ tránh được sự lúng túng trước những tình huống bất ngờ như:

• Mất điện hoặc trục trặc kỹ thuật
• Thời tiết xấu (mưa gió, gió mạnh)
• Nhà cung cấp đến trễ hoặc thiếu hụt dịch vụ
• Số lượng khách vượt quá dự kiến

Nhờ có tổng duyệt và kế hoạch B, sự kiện không chỉ vận hành đúng tiến độ mà còn giữ được sự chuyên nghiệp, tạo dấu ấn đẹp trong mắt khách mời.

Từ những thông tin trên chúng ta có thể thấy một Year End Party thành công không chỉ đến từ ý tưởng sáng tạo hay nội dung hấp dẫn, mà quan trọng hơn chính là sự chuẩn bị hậu cần chỉn chu và chuyên nghiệp. Từ việc lựa chọn địa điểm, sắp xếp âm thanh – ánh sáng – sân khấu, chuẩn bị F&B, trang trí, đến nhân sự, quà tặng, an ninh và y tế, mỗi yếu tố đều đóng vai trò then chốt trong việc mang lại trải nghiệm trọn vẹn cho khách mời.

Bên cạnh đó, việc xây dựng lộ trình hậu cần theo từng mốc thời gian, dự trù rủi ro và có phương án dự phòng sẽ giúp sự kiện diễn ra mượt mà, hạn chế tối đa sai sót.

Tóm lại, hậu cần Year End Party không chỉ là những nhân sự âm thầm sau "hậu trường" mà họ còn là nền tảng quyết định đẳng cấp, sự chuyên nghiệp và dấu ấn thương hiệu mà doanh nghiệp muốn gửi gắm qua bữa tiệc cuối năm.

Đừng để công tác hậu cần trở thành nỗi ám ảnh! Gọi ngay HOTLINE, INTOUR sẽ thay bạn sắp xếp tất cả mọi chi tiết chỉnh chu – chuyên nghiệp – an toàn với gói dịch vụ tổ chức sự kiện Year End Party.

Với đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm và đặc biệt am hiểu tổ chức Year End Party, INTOUR chính là người bạn đồng hành giúp bạn tạo nên một buổi tiệc cuối năm bùng nổ – ấn tượng – không lỗi thoát!

CÔNG TY TNHH MTV DU LỊCH INTOUR

(+84) 028.39 89 99 89 - 084 72 72 772

113 Đường số 1 Khu Dân Cư Cityland, Phường Hạnh Thông, Tp. Hồ Chí Minh

Email: [email protected]

Website: www.intour.com.vn

Fanapage: FB/dulichintour

Youtube Chanel: youtube.com/congtydulichintour

INTOUR - VUI TRỌN TOUR!