Hướng Dẫn Chi Tiết Lên Kế Hoạch Year End Party Từ A - Z: Khái Niệm Đến Thực Tế

Tổ chức Year End Party không chỉ là dịp để doanh nghiệp tổng kết hoạt động mà còn là cơ hội để tri ân nhân viên, tăng cường sự gắn kết nội bộ và tạo động lực cho năm mới.

Để đảm bảo sự kiện thành công, việc xác định mục tiêu rõ ràng như lập kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho việc lập kế hoạch tổ chức Year End Party, đảm bảo phù hợp với các tiêu chuẩn chuyên nghiệp và trang trọng. 

Tất cả gồm 11 bước để tạo ra một bản kế hoạch Year End Party chuyên nghiệp, chi tiết:

• Xác định mục tiêu sự kiện
• Xác định chủ đề, concept toàn sự kiện
• Lập danh sách khách mời tham dự
• Lựa chọn thời gian tổ chức và địa điểm phù hợp
• Xây dựng kịch bản Year End Party chi tiết
• Chuẩn bị công tác hậu cần
• Phân công nhân sự với bảng công việc cụ thể cho từng hạng mục
• Kế hoạch truyền thông sự kiện
• Quản lý rủi ro, phương án dự phòng
• Đánh giá hiệu quả toàn kế hoạch

Cùng INTOUR làm rõ từng bước kế hoạch sự kiện YEP để biết hiệu quả hoạt động của nó khi áp dụng thực tế tổ chức sự kiện Year End Party nhé!

Mục tiêu chính

Mục tiêu chính của Year End Party cần được xác định rõ ràng để định hình các hoạt động và thông điệp xuyên suốt cả sự kiện. Một số mục tiêu phổ biến bao gồm:

• Tri ân nhân viên: Ghi nhận và cảm ơn những đóng góp của đội ngũ nhân viên trong suốt năm qua, từ đó tăng cường sự hài lòng và trung thành với doanh nghiệp.
• Tổng kết thành tựu: Nhìn lại các kết quả đã đạt được, tôn vinh những cá nhân và tập thể xuất sắc, đồng thời truyền cảm hứng cho những mục tiêu mới trong năm tới.
• Gắn kết nội bộ: Tạo cơ hội để các phòng ban, cá nhân trong công ty giao lưu, xây dựng tinh thần đồng đội và văn hóa doanh nghiệp.
• Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Thông qua sự kiện chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể củng cố hình ảnh nội bộ hoặc thậm chí quảng bá thương hiệu ra bên ngoài (nếu có sự tham gia của đối tác, khách hàng).

Ví dụ, nếu INTOUR tổ chức Year End Party cho một công ty đối tác, mục tiêu chính có thể là: "Tạo ra một buổi tiệc cuối năm trang trọng, chuyên nghiệp nhằm tri ân nhân viên, tổng kết thành tựu năm 2025 và thúc đẩy tinh thần đoàn kết cho các kế hoạch tương lai."

Mục tiêu cụ thể theo nguyên tắc SMART

Để đảm bảo kế hoạch tổ chức Year End Party mang lại hiệu quả cao, các mục tiêu cần được thiết lập theo mô hình SMART: Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả thi), Relevant (Liên quan) và Time-bound (Có thời hạn).

• Specific (Cụ thể): phải rõ ràng, tránh chung chung. Ví dụ: "Tổ chức tiệc Year End Party với sự tham gia của 200 nhân viên, bao gồm chương trình vinh danh 10 cá nhân xuất sắc và 3 đội nhóm tiêu biểu."
• Measurable (Đo lường được): Đặt ra các chỉ số để đánh giá sự thành công. Ví dụ: "Đạt tỷ lệ tham gia ít nhất 95% nhân viên công ty" hoặc "Nhận được ít nhất 80% phản hồi tích cực từ khảo sát sau sự kiện."
• Achievable (Khả thi): Đảm bảo mục tiêu nằm trong khả năng thực hiện với nguồn lực hiện có (bao gồm ngân sách chính, nguồn nhân lực. Ví dụ: Với ngân sách 500 triệu đồng, INTOUR có thể tổ chức một sự kiện tại nhà hàng 4 sao với đầy đủ các hạng mục như khu vực sảnh đón khách, photobooth, khu vực check-in, sân khấu màn hình LED, tiệc tối thực đơn 6 món, tiết mục biểu diễn và quà tặng tri ân.
• Relevant (Phù hợp): Mục tiêu cần phù hợp với giá trị cốt lõi và văn hóa của doanh nghiệp. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp đề cao sự sáng tạo, Year End Party có thể bao gồm các hoạt động tương tác như trò chơi nhóm hoặc trình diễn nghệ thuật độc đáo.
• Time-bound (Có thời hạn): Xác định rõ thời gian hoàn thành các hạng mục hay còn gọi là "deadline". Ví dụ: "Hoàn thiện kế hoạch tổ chức và gửi thư mời trước ngày 15/12/2025, sự kiện diễn ra vào ngày 30/12/2025."

Ví dụ về xác định mục tiêu SMART cho Year End Party: "Tổ chức một buổi Year End Party vào ngày 30/12/2025 tại khách sạn 5 sao ở TP.HCM, với sự tham gia của 200 nhân viên, bao gồm chương trình vinh danh 10 cá nhân xuất sắc, đạt tỷ lệ hài lòng từ khảo sát sau sự kiện trên 85%, với ngân sách không vượt quá 600 triệu đồng."

Đối tượng hướng đến và kỳ vọng

Hiểu rõ đối tượng tham dự là yếu tố then chốt để tổ chức sự kiện Year End Party phù hợp và đáp ứng kỳ vọng.

Đối với INTOUR, với hơn 16 năm kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện và du lịch, việc phân tích đối tượng tham dự sẽ giúp tối ưu hóa trải nghiệm của họ.

Đối tượng tham dự chính:

• Nhân viên công ty: Đây thường là nhóm tham dự chính, bao gồm nhân viên ở các cấp bậc từ nhân viên cấp cơ sở đến quản lý. Họ mong muốn một không gian vui vẻ, thoải mái để thư giãn sau một năm làm việc, đồng thời được công nhận những nỗ lực của mình.
• Ban lãnh đạo: Lãnh đạo công ty kỳ vọng sự kiện thể hiện được tầm nhìn và giá trị của doanh nghiệp, đồng thời tạo cơ hội để truyền tải thông điệp chiến lược cho năm mới.
• Khách mời đặc biệt (nếu có): Đối tác, khách hàng hoặc đại diện từ các tổ chức liên quan có thể tham dự. Họ mong muốn một sự kiện chuyên nghiệp, phản ánh uy tín và chất lượng của doanh nghiệp.
• Đối tượng khác: Tùy thuộc vào quy mô, có thể bao gồm gia đình nhân viên, đại diện công đoàn hoặc các cơ quan liên quan.

Kỳ vọng của đối tượng tham dự:

• Nhân viên: Mong muốn một buổi tiệc vui vẻ với các hoạt động giải trí (âm nhạc, trò chơi, biểu diễn), ẩm thực chất lượng và quà tặng ý nghĩa. Họ cũng kỳ vọng được vinh danh hoặc cảm thấy được trân trọng.
• Ban lãnh đạo: Tìm kiếm một sự kiện được tổ chức bài bản, không xảy ra sai sót, thể hiện sự chuyên nghiệp và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
• Khách mời đặc biệt: Đặt kỳ vọng vào một trải nghiệm cao cấp, từ địa điểm, dịch vụ ăn uống đến các tiết mục giải trí, đồng thời muốn cảm nhận được sự hiếu khách và uy tín của doanh nghiệp.

Ví dụ: Nếu INTOUR tổ chức Year End Party cho một công ty công nghệ với 150 nhân viên và 10 khách mời đối tác, kế hoạch có thể bao gồm:

• Địa điểm: Một khách sạn 4 - 5 sao tại trung tâm TP.HCM, tạo cảm giác sang trọng và thuận tiện di chuyển.
• Chương trình: Kết hợp giữa phần vinh danh nhân viên (trao thưởng, phát biểu từ lãnh đạo) và các tiết mục giải trí như ban nhạc sống hoặc biểu diễn múa hiện đại.
• Dịch vụ: Cung cấp thực đơn tiệc buffet đa dạng, dịch vụ xe đưa đón cho nhân viên và quà tặng tri ân như sổ tay, voucher du lịch từ INTOUR.

Việc xác định mục tiêu cho tiệc Year End Party là nền tảng để xây dựng một sự kiện thành công, ý nghĩa và phù hợp với kỳ vọng của các bên liên quan.

Bằng cách đặt ra mục tiêu chính rõ ràng, áp dụng mô hình SMART và phân tích kỹ lưỡng đối tượng tham dự, INTOUR có thể thiết kế một buổi tiệc cuối năm không chỉ đáp ứng nhu cầu giải trí mà còn củng cố tinh thần đoàn kết và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

Để tổ chức một sự kiện Year End Party thành công, việc xác định chủ đề và phát triển concept là bước nền tảng tiếp theo giúp tạo nên một trải nghiệm đáng nhớ và thống nhất.

Lựa chọn chủ đề phù hợp

Bước đầu tiên là chọn chủ đề sao cho nó phản ánh rõ nét văn hóa công ty, ngành nghề kinh doanh và thông điệp cốt lõi bạn muốn truyền tải đến nhân viên, đối tác hoặc khách mời.

Hãy bắt đầu bằng việc phân tích nội bộ: Xem xét giá trị cốt lõi của doanh nghiệp (ví dụ: sáng tạo nếu bạn trong lĩnh vực công nghệ, hoặc sang trọng, bắt mắt nếu như bạn trong lĩnh vực bất động sản…). Đồng thời, cân nhắc đối tượng tham gia – từ nhân viên nội bộ đến khách quốc tế – để đảm bảo chủ đề dễ tiếp cận và tạo sự gắn kết.

Mẹo thực tế: Liệt kê 3 - 5 từ khóa đại diện cho thương hiệu của bạn và tìm chủ đề khớp với chúng.

Phát triển concept xuyên suốt

Sau khi có chủ đề, hãy xây dựng concept chi tiết để đảm bảo mọi yếu tố từ thiệp mời, trang trí đến hoạt động đều liên kết chặt chẽ, tạo nên một câu chuyện mạch lạc.

Concept này giống như "bộ khung" cho toàn bộ sự kiện YEP, giúp người tham gia dễ dàng đắm chìm và ghi nhớ thông điệp của bạn.

Các bước phát triển:

• Xác định yếu tố hình ảnh và màu sắc: Chọn palette màu chủ đạo.
• Thiết kế không gian và trang trí: Tạo không khí nhất quán, như sử dụng backdrop, đèn LED và đạo cụ liên quan đến chủ đề.
• Lập kế hoạch hoạt động: Xây dựng chương trình từ mở đầu (chào mừng, đón khách, welcome drink,…) đến cao trào (phát biểu, trao thưởng, recap…), đảm bảo mọi phần đều kể tiếp "câu chuyện" của concept.
• Tích hợp công nghệ: Sử dụng app sự kiện hoặc QR code để khách mời tương tác, tối ưu marketing bằng cách khuyến khích chia sẻ nội dung trên mạng xã hội với hashtag thương hiệu.

Mẫu concept Year End Party phổ biến và cách áp dụng bạn có thể tham khảo

Để dễ hình dung, đây là một số chủ đề phổ biến cho tiệc YEP mà bạn có thể tham khảo:

• Hollywood Glamour: Không khí sang trọng với thảm đỏ, ánh sáng spotlight và trang phục dạ hội. Concept chính: Thiệp mời kiểu "Giải Oscar", trang trí với backdrop phim ảnh, hoạt động trao giải "Nhân viên xuất sắc".
• Winter Wonderland: Dù ở Việt Nam, bạn có thể tạo ra điều kỳ diệu với tuyết nhân tạo, đèn fairy lights và cây thông. Concept chính: Thiệp mời với hiệu ứng tuyết rơi kỹ thuật số, trang trí trắng-xanh, hoạt động trượt tuyết mini hoặc tiệc chocolate nóng.
• Retro Night: Gợi nhớ thập niên 80-90 với nhạc disco, trang phục vintage và máy ảnh polaroid. Concept chính: Thiệp mời kiểu poster cũ, trang trí neon signs, hoạt động nhảy flashmob.
• Carnival: Đầy màu sắc với trò chơi, xiếc và pháo hoa. Concept chính: Thiệp mời như vé carnival, trang trí rạp xiếc, hoạt động workshop làm mặt nạ.

Bằng cách xác định chủ đề/ concept cụ thể, sự kiện Year End Party của bạn sẽ không chỉ mang đến sự giải trí mà còn gây ấn tượng sâu sắc, gắn kết và tạo kỷ niệm khó quên đến người tham dự.

Lập danh sách khách mời là bước kế tiếp trong kế hoạch Year End Party.

Một danh sách khách mời được xây dựng kỹ lưỡng không chỉ giúp xác định quy mô sự kiện mà còn đảm bảo sự kiện phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, từ việc tri ân nhân viên, củng cố mối quan hệ với đối tác, đến tạo không khí gần gũi với gia đình nhân viên.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để lập danh sách khách mời hiệu quả, dựa trên dàn ý được cung cấp.

Phân loại đối tượng

Việc phân loại đối tượng tham dự giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu của sự kiện và tối ưu hóa trải nghiệm cho từng nhóm khách mời. Một số đối tượng tham dự YEP thường thấy:

• Toàn bộ nhân viên công ty
• Đối tác, khách VIP của doanh nghiệp bao gồm đối tác chiến lược, khách hàng thân thiết
• Người thân và gia đình nhân viên

Số lượng khách

Ước tính số lượng khách mời là yếu tố quyết định đến việc lựa chọn địa điểm, dịch vụ ăn uống, và các yếu tố hậu cần Year End Party khác. Dưới đây là hướng dẫn dự kiến số lượng để chọn địa điểm phù hợp:

• 50 - 100 khách: Thích hợp cho các sự kiện nội bộ tại văn phòng hoặc không gian nhỏ như nhà hàng, quán cà phê cao cấp. Quy mô này phù hợp cho các công ty vừa và nhỏ hoặc các phòng ban cụ thể.
• 100 - 300 khách: Phù hợp với các sự kiện tổ chức tại nhà hàng lớn hoặc khách sạn. Đây là quy mô phổ biến cho các doanh nghiệp muốn kết hợp giữa tri ân nhân viên và mời thêm đối tác, khách VIP.
• Trên 300 khách: Dành cho các sự kiện lớn, cần không gian rộng rãi như trung tâm hội nghị hoặc sảnh tiệc lớn. Quy mô này thường áp dụng cho các công ty lớn hoặc sự kiện có sự tham gia của gia đình nhân viên và nhiều đối tác.

Để đảm bảo số lượng chính xác, hãy yêu cầu xác nhận tham dự (RSVP – Répondez s'il vous plaît) từ khách mời trước ít nhất 2 - 3 tuần để điều chỉnh kế hoạch YEP kịp thời.

Thông tin liên hệ

Quản lý thông tin liên hệ là yếu tố then chốt để gửi thiệp mời, xác nhận tham dự, và theo dõi tình trạng khách mời. Dưới đây là các bước thực hiện:

• Thu thập thông tin: Thu thập đầy đủ thông tin liên hệ của từng khách mời, bao gồm họ tên, số điện thoại, email, và vai trò (nhân viên, đối tác, khách VIP, gia đình). Nếu có, hãy ghi chú thêm các yêu cầu đặc biệt như chế độ ăn kiêng hoặc nhu cầu hỗ trợ di chuyển.
• Sử dụng công cụ quản lý:
• CRM (Customer Relationship Management): một số hệ thống quản lý quan hệ khách hàng như HubSpot, Salesforce, hoặc Zoho để quản lý danh sách khách mời, theo dõi RSVP, và gửi email/thiệp mời tự động.
• Excel: Với các công ty vừa và nhỏ, một bảng Excel đơn giản với các cột như "Họ tên", "Số điện thoại", "Email", "Đối tượng", và "Trạng thái RSVP" là đủ để quản lý hiệu quả.
• Gửi thiệp mời và xác nhận: Gửi thiệp mời qua email, tin nhắn, hoặc thiệp in (tùy theo tính chất sự kiện). Đảm bảo thời gian gửi thiệp sớm (ít nhất 3-4 tuần trước sự kiện) và có lời nhắc nhở để khách xác nhận tham dự.

INTOUR khuyến nghị các doanh nghiệp nên bắt đầu lập danh sách khách mời ít nhất 6-8 tuần trước sự kiện Year End Party để có thời gian xử lý các thay đổi và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Việc chọn thời gian và địa điểm phù hợp là yếu tố cốt lõi để tiệc Year End Party diễn ra thành công, tạo ấn tượng tốt với nhân viên, đối tác và khách mời.

Một thời gian hợp lý và địa điểm lý tưởng không chỉ giúp tối ưu hóa trải nghiệm mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Thời gian

Lựa chọn thời gian phù hợp giúp tối đa hóa tỷ lệ tham dự và tạo điều kiện thuận lợi cho khách mời. Dưới đây là các yếu tố cần xem xét:

• Chọn ngày cuối tuần hoặc buổi tối: Thời điểm cuối tuần (thứ Sáu hoặc thứ Bảy) hoặc buổi tối các ngày trong tuần thường phù hợp với lịch trình của nhân viên, đối tác, và khách VIP. Buổi tối mang lại không khí thoải mái, đặc biệt cho các sự kiện có tiết mục văn nghệ hoặc gala dinner.
• Tránh trùng các sự kiện lớn: Kiểm tra kỹ lịch để tránh trùng với các dịp lễ quan trọng như Tết Dương lịch (1/1/2026), Tết Âm lịch, hoặc các sự kiện văn hóa, thể thao lớn tại địa phương. Điều này giúp đảm bảo khách mời có thể tham dự mà không bị phân tâm bởi các sự kiện khác.

Địa điểm

Việc chọn địa điểm tổ chức Year End Party cần dựa trên số lượng khách, ngân sách, và chủ đề của sự kiện.

Mỗi loại địa điểm mang lại trải nghiệm khác nhau, phù hợp với từng quy mô và mục tiêu:

• Nhà hàng, khách sạn: Phù hợp tổ chức YEP với số lượng (100 – 300 khách), có sự tham gia của đối tác hoặc khách VIP. Địa điểm tổ chức này cung cấp không gian chuyên nghiệp, dịch vụ ăn uống chất lượng, và cơ sở vật chất hiện đại, giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.
• Resort, trung tâm hội nghị: Lựa chọn tối ưu cho các sự kiện lớn (số lượng trên 300 khách). Resort mang lại không gian rộng rãi, gần gũi thiên nhiên, trong khi trung tâm hội nghị cung cấp cơ sở vật chất hiện đại, phù hợp cho các sự kiện quy mô lớn với các tiết mục trình diễn hoành tráng.

Tiêu chí chọn địa điểm

Để đảm bảo địa điểm đáp ứng được nhu cầu của sự kiện, cần xem xét các tiêu chí sau:

• Vị trí: Địa điểm nên dễ tiếp cận, lý tưởng nhất là gần trung tâm thành phố hoặc khu vực đông dân cư để thuận tiện cho khách mời di chuyển. Ngoài ra, cần đảm bảo có bãi đỗ xe rộng rãi hoặc hỗ trợ phương tiện di chuyển (xe đưa đón) nếu địa điểm nằm xa trung tâm.
• Không gian: Địa điểm phải có sức chứa phù hợp với số lượng khách dự kiến và tương thích với chủ đề sự kiện. Ví dụ, một chủ đề "retro" cần không gian có thể trang trí ánh sáng ấm áp, trong khi chủ đề "công nghệ tương lai" cần không gian hiện đại với màn hình LED. Đảm bảo không gian đủ rộng để bố trí sân khấu, khu vực ăn uống, và khu vực hoạt động (nếu có teambuilding hoặc trò chơi).
• Cơ sở vật chất: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, và bàn ghế cần đạt tiêu chuẩn để hỗ trợ các hoạt động như trình diễn văn nghệ, phát biểu, hoặc thuyết trình. Kiểm tra kỹ các thiết bị như micro, loa, máy chiếu, và ánh sáng sân khấu trước khi ký hợp đồng. Ngoài ra, cần đảm bảo địa điểm có đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ trong suốt sự kiện để xử lý các vấn đề phát sinh.

Nên bắt đầu khảo sát địa điểm ít nhất 4-6 tuần trước sự kiện để đảm bảo đặt chỗ kịp thời, đặc biệt trong mùa cao điểm cuối năm.

Lập ngân sách chi tiết là bước quan trọng tiếp theo để đảm bảo Year End Party diễn ra suôn sẻ, cân đối giữa chất lượng sự kiện và khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Một kế hoạch ngân sách rõ ràng không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đúng tiêu chuẩn, từ địa điểm, ẩm thực đến giải trí.

Phân bổ ngân sách

Việc phân bổ ngân sách hợp lý giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo mọi khía cạnh của Year End Party được đầu tư đúng mức.

Dưới đây là cách chia nhỏ ngân sách theo các hạng mục chính – phụ khi lập kế hoạch Year End Party, dựa trên tỷ lệ phần trăm phổ biến tạo ra sự kiện chuyên nghiệp:

• Thuê địa điểm (30 - 40%)
• Ẩm thực (20 - 25%)
• Trang trí, âm thanh, ánh sáng (15 - 20%)
• Giải trí (MC, nghệ sĩ, trò chơi) (10 - 15%)
• Quà tặng, giải thưởng (5 - 10%)
• Chi phí dự phòng (5-10%)

Theo cách chia trên, INTOUR có thể đưa ra tổng ngân sách dự trù cho sự kiện Year End Party 100 khách có thể dao động từ 300 - 400 triệu đồng, với địa điểm tổ chức là sảnh nhà hàng khách sạn 5 sao sang trọng và menu Alacarte Á – Âu (7 – 8 món).

Theo dõi chi phí

Quản lý chi phí chặt chẽ giúp doanh nghiệp tránh vượt ngân sách và đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đúng kế hoạch.

Dưới đây là các bước để theo dõi chi phí hiệu quả:

• Sử dụng bảng tính: Tạo một bảng tính Excel hoặc Google Sheets để ghi lại dự toán và chi phí thực tế cho từng hạng mục. Bao gồm các cột như "Hạng mục", "Dự toán", "Chi phí thực tế", và "Chênh lệch" để dễ dàng so sánh. Ví dụ:
  • Thuê địa điểm: Dự toán 120 triệu, thực tế 115 triệu, chênh lệch -5 triệu.
  • Ẩm thực: Dự toán 90 triệu, thực tế 95 triệu, chênh lệch +5 triệu.
• Cập nhật liên tục: Ghi lại mọi chi phí phát sinh ngay khi ký hợp đồng với nhà cung cấp (địa điểm, catering, trang trí) để theo dõi chính xác. Sử dụng công cụ như Google Sheets để chia sẻ với đội ngũ tổ chức, đảm bảo tính minh bạch.
• Kiểm tra định kỳ: Tổ chức các cuộc họp ngắn hàng tuần để rà soát ngân sách, đặc biệt khi gần đến ngày sự kiện. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề như vượt chi phí ở hạng mục giải trí hoặc trang trí.
• Hợp tác với đối tác chuyên nghiệp: Làm việc với một công ty tổ chức sự kiện uy tín như INTOUR có thể giúp tối ưu hóa chi phí thông qua dịch vụ Year End Party trọn gói, đồng thời đảm bảo chất lượng cho tất cả các hạng mục.

Việc xây dựng kịch bản chi tiết là yếu tố then chốt để đảm bảo Year End Party diễn ra trơn tru, chuyên nghiệp và đạt được mục tiêu đề ra, từ tri ân nhân viên, vinh danh thành tựu đến tạo không khí gắn kết.

Một kịch bản Year End Party rõ ràng với timeline tổng thể và rundown chi tiết giúp doanh nghiệp quản lý thời gian hiệu quả, đồng thời mang lại trải nghiệm liền mạch cho khách mời.

Timeline YEP tổng thể

Lập timeline tổng thể giúp doanh nghiệp tổ chức công việc một cách khoa học, đảm bảo mọi hạng mục trong kế hoạch Year End Party được chuẩn bị đúng tiến độ.

Dưới đây là các mốc thời gian quan trọng:

• Trước 2 tháng:
• Xác định mục tiêu: Xác định rõ mục tiêu của Year End Party, ví dụ: tri ân nhân viên, củng cố mối quan hệ với đối tác, hay quảng bá thương hiệu… giúp định hình chủ đề và nội dung chương trình năm nay.
• Chọn chủ đề: Lựa chọn chủ đề phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và đối tượng khách mời, ví dụ: "Hành trình tỏa sáng" để vinh danh thành tựu, hoặc "Kết nối tương lai" cho sự kiện có yếu tố công nghệ. Chủ đề cần được thống nhất để áp dụng vào trang trí, kịch bản, và hoạt động giải trí.
• Lập ngân sách: Dự toán chi phí cho các hạng mục như địa điểm, ẩm thực, trang trí, và giải trí. Một ngân sách rõ ràng giúp định hướng các quyết định tiếp theo.
• Trước 1 tháng:
• Hoàn thiện kịch bản: Xây dựng rundown chi tiết (xem mục dưới) với các hoạt động cụ thể, thời lượng từng phần, và người phụ trách. Kịch bản cần được phê duyệt bởi ban lãnh đạo để đảm bảo phù hợp với mục tiêu.
• Liên hệ nhà cung cấp: Ký hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ như địa điểm, catering, âm thanh ánh sáng, MC, và nghệ sĩ. Đảm bảo các thỏa thuận được ghi rõ trong hợp đồng, bao gồm chi phí, thời gian, và điều kiện hủy bỏ.
• Trước 1 tuần:
• Tổng duyệt chương trình: Tổ chức buổi tổng duyệt với sự tham gia của MC, đội kỹ thuật, và nhân sự tổ chức để kiểm tra luồng chương trình, âm thanh, ánh sáng, và các tiết mục biểu diễn. Điều này giúp phát hiện và khắc phục sớm các vấn đề.
• Kiểm tra địa điểm: Thăm lại địa điểm để đảm bảo cơ sở vật chất (bàn ghế, sân khấu, thiết bị) đã sẵn sàng. Xác nhận với nhà cung cấp catering và trang trí rằng mọi thứ đúng tiến độ.

Rundown tiệc YEP chi tiết

Rundown chi tiết là lịch trình cụ thể của sự kiện, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng giờ và mang lại trải nghiệm liền mạch.

Dưới đây là cấu trúc rundown Year-End Party mẫu cơ bản với thời lượng diễn ra khoảng 3 - 4 giờ:

• Đón tiếp khách (30-45 phút):
  • Khách mời được đón tiếp tại khu vực check-in, nhận quà lưu niệm (nếu có), và chụp ảnh tại photobooth được trang trí theo chủ đề.
  • Đội ngũ lễ tân cần được hướng dẫn để chào đón chuyên nghiệp, đặc biệt với đối tác và khách VIP. Nhạc nền nhẹ nhàng giúp tạo không khí thoải mái.
• Phát biểu khai mạc (10-15 phút):
  • Đại diện lãnh đạo công ty (giám đốc hoặc trưởng phòng) phát biểu chào mừng, giới thiệu mục tiêu của sự kiện và cảm ơn khách mời.
  • Phần này cần ngắn gọn, súc tích, và truyền cảm hứng để khởi động chương trình.
• Tổng kết thành tựu năm (15-20 phút):
  • Trình bày các cột mốc quan trọng của doanh nghiệp trong năm 2025 thông qua video, slide thuyết trình, hoặc bài phát biểu.
  • Nội dung cần tập trung vào các thành tựu nổi bật, ví dụ: doanh thu tăng trưởng, dự án thành công, hoặc đóng góp xã hội. Tránh quá dài dòng để giữ sự chú ý của khách mời.
• Vinh danh, trao thưởng (30-45 phút):
  • Tổ chức vinh danh nhân viên xuất sắc, đội nhóm đạt thành tích, hoặc cảm ơn đối tác chiến lược.
  • Các giải thưởng có thể bao gồm bằng khen, quà tặng, hoặc voucher. Phần này nên được dẫn dắt bởi MC chuyên nghiệp để tạo không khí trang trọng nhưng vẫn sôi động.
• Ẩm thực (45-60 phút):
  • Phục vụ tiệc buffet hoặc set menu, đảm bảo thực đơn đa dạng (món mặn, món chay, đồ uống) và phù hợp với sở thích của khách mời.
  • Sắp xếp thời gian ăn uống hợp lý, kết hợp với nhạc nền hoặc các tiết mục biểu diễn nhẹ để duy trì không khí.
• Văn nghệ, trò chơi (60-90 phút):
  • Tổ chức các tiết mục văn nghệ (ban nhạc, múa, hát) hoặc trò chơi tương tác như bốc thăm may mắn, quiz về công ty, hoặc hoạt động sân khấu vui nhộn.
  • Phần này cần được thiết kế phù hợp với chủ đề và đối tượng, MC Year End Party đóng vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt và khuấy động không khí.
• Phát biểu bế mạc (5-10 phút):
  • Đại diện công ty phát biểu tóm tắt, cảm ơn khách mời, và gửi lời chúc năm mới.
  • Phần này nên ngắn gọn, truyền cảm hứng, và có thể kết hợp với hoạt động chụp ảnh tập thể để lưu giữ kỷ niệm.

Công ty nên xây dựng kịch bản Year End Party chi tiết và linh hoạt, đồng thời phối hợp chặt chẽ với đội ngũ tổ chức để xử lý các tình huống bất ngờ nhé!

Đang cập nhật

Đang cập nhật

Đang cập nhật

Đang cập nhật

Đang cập nhật

Đang cập nhật

Đang cập nhật

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị công ty tổ chức Year End Party chuyên nghiệp, đem đến sự thành công, gắn kết cho đoàn thể, gây ấn tượng không thể quên với đối tác, khách hàng VIP, gọi ngay INTOUR qua HOTLINE 0979 655 373 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí nhé!

Tất cả lời nói đều được cụ thể hóa bằng việc làm thực tế và hiệu quả mang cho khách hàng là sự hài lòng của bạn, sự thành công của chương trình tất niên.

INTOUR hân hạnh dành cho doanh nghiệp những sự kiện cực kì thành công, ý nghĩa và sẽ giúp bạn có những trải nghiệm hơn cả tuyệt vời.

Phương Châm Hoạt Động

“MONG MUỐN CỦA KHÁCH HÀNG CHÍNH LÀ

MONG MUỐN CỦA INTOUR”

Best Regards,

CÔNG TY DU LỊCH INTOUR

0979 655 373

113 Đường số 1 khu dân cư Cityland, Phường Hạnh Thông, Tp. Hồ Chí Minh

Email: [email protected]

Website: www.intour.com.vn

Fanapage: FB/dulichintour

Youtube Chanel: youtube.com/congtydulichintour

INTOUR - VUI TRỌN TOUR!