Dịch Vụ Tổ Chức Lễ Khai Trương Cửa Hàng - Công Ty - Nhà Máy Trọn Gói

Những kế hoạch và hoạch định tổ chức luôn là bước đầu tiên trong tổ chức lễ khai trương, cực kì quan trọng, liệt kê các công việc cần làm nhằm không mắc phải những sai sót không đáng có trong ngày diễn ra sự kiện và dễ dàng dự trù kinh phí cần có.

1. Lập danh sách khách mời trong lễ khai trương.
2. Tham khảo và chọn địa điểm tổ chức lễ khai trương thích hợp.
3. Lập sơ đồ tổng về khu vực tổ chức lễ khai trương và thiết kế thư mời, banner quảng cáo,…
4. In và gửi thiệp mời khai trương đến khách mời.
5. Chuẩn bị dàn thiết bị âm thanh - ánh sáng hiện đại, đo đạc và lắp đặt sân khấu, sắp xếp bàn ghế...
6. Xin giấy phép thuê địa điểm tổ chức ngay tại sở văn hóa và du lịch, treo banner quảng cáo (có xin phép).
7. Tiến hành thi công, trang trí buổi lễ khai trương theo chủ đề gây chú ý nhưng không kém phần sang trọng.
8. Banner, bandroll, cờ lưu xung quanh,… được treo bên ngoài khu vực tổ chức lễ khai trương.
9. Khu vực cổng chào trang trí theo chủ đề: lắp đặt cổng chào, cột chắn barie, thảm đỏ, cây kiểng đặt trong khu vực lối đi vào.
10. Đo đạc, bố trí và tiến hành lắp đặt, trang trí cho sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế cho khách mời, bàn tiếp tân,... chuẩn bị cho khu vực lễ.
11. Khu vực lễ khai trương treo băng khánh thành, cột inox barie,…
12. Khu vực quầy teabreak, bàn ghế cho tiệc nghỉ giữa giờ,…

Các mục kể trên, INTOUR liệt kê để quý khách hàng biết được cách thức tổ chức buổi lễ khai trương trọn gói của chúng tôi, mang lại sự phục vụ buổi lẽ tốt nhất, diễn ra suôn sẻ, hiện đại và chuyên nghiệp.

Ngày lễ khai trương thành công chắc chắn không thể thiếu đi đội ngũ nhân lực chuyên môn cao bên cạnh là các trang thiết bị, máy móc chuyên dụng.

Thu thập thông tin bao quát như ngày tổ chức, quy mô, khách mời, yêu cầu từ khách hàng,… Tiếp tục như kế hoạch là các khâu chuẩn bị trước - trong - sau sự kiện lễ khai trương, đảm bảo cho buổi khai trương mỹ mãn nhất.

Hoạch định chương trình sẽ bao gồm những công việc có thể kể đến như: danh sách việc cần làm, phương án xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra. Dự trù thời gian kịch bản phù hợp với các hoạt động, thời lượng buổi lễ đủ không dư không thiếu. Kế hoạch chuẩn bị cụ thể sẽ được Công Ty Sự Kiện INTOUR mang đến cho bạn ngay bên dưới:

Những chuẩn bị trước ngày sự kiện lễ khai trương diễn ra

Lên danh sách các hoạt động cần chuẩn bị chi tiết trước sự kiện lễ khai trương, bao gồm:

1. Trang trí theo chủ đề cho lễ khai trương: hình thức trang trí đặc biệt, nổi bật, gây chú ý ngay từ lần đầu tiên nhìn thấy với hoa tươi, bong bóng, banner, cổng chào,…
2. Bố trí, lắp đặt sân khấu ngày lễ khai trương: diện tích địa điểm được lựa chọn tổ chức phải đo đạc và lấy thông số chính xác để thuê sân khấu thích hợp, tạo cảm giác thoải mái xuyên suốt quá trình sự kiện. Dựng sân khấu, lựa chọn trải thảm, lắp khung cho backdrop, ánh sáng, âm thanh,… tất cả phải được sắp xếp, bố trí hợp lý và đầy đủ nhất.
3. Đối với khu vực bên dưới sân khấu: chuẩn bị đủ ghế cho khách tham dự, bàn cho đại biểu, khách V.I.P, phân thứ tự trước sau hợp lý, hướng nhìn bên dưới lên các góc của sân khấu, tạo sự hài lòng cho khách mời.
4. Đối với khu vực đón tiếp khách mời tham dự: bàn lễ tân, bàn tiệc luôn phải có và vài hạng mục khác theo yêu cầu doanh nghiệp.
5. Chuẩn bị thiết bị, vật dụng dùng trong lễ khai trương:những thiết bị dùng trong buổi lễ khai trương như quạt, máy phát điện dự phòng, các vật dụng tránh mưa nắng,… Chuẩn bị thêm những loại thức uống, tiệc trà,...

Tiến hành thực hiện, trang trí sự kiện nhanh chóng, kịp tiến độ chương trình

Định lượng chương trình khi được xác định thì bên dịch vụ tổ chức khai trương sẽ có kế hoạch dàn dựng và trang trí kịp với tiến độ. Chia nhân lực, khu vực và thứ tự hoạt động theo như hoạch định. Bên cạnh, các phương án dự phòng được chuẩn bị sẵn trong suốt buổi lễ khai trương. Có thể kế như:

Khu vực xung quanh lập kế hoạch dựng và trang trí

Đối với buổi lễ khai trương chia nhiều khu vực, từng khu vực được sắp đặt và trang trí theo phong cách riêng như:

• Banner quảng cáo cho lễ khai trương bố trí dọc theo lối đi và địa điểm được lựa chọn tổ chức lễ khai trương, gây chú ý từ khách hàng tham dự.
• Các băng rôn chào đón khách mời đặc biệt được treo ngay giữa cổng, địa điểm tổ chức lễ khai trương.
• Barie cột inox xích, tạo lối đi dành cho khách mời tham dự tiến vào bên trong khu vực sự kiện.
• Ý tưởng hiện đại trong thiết kế cổng chào kết hợp thêm nhà bạt trước cửa chính để chào đón khách.

Bố trí, dựng khu vực sân khấu chỉnh chu theo như yêu cầu

Kiểm tra và đảm bảo hệ thống điện - âm thanh - ánh sáng, thảm lót sàn, pháo điện tử, hoa tươi, màn hình led hoặc màn chiếu - máy chiếu,…. Cụ thể là:

• Khu vực dành cho khách mời tham dự: xếp chỗ cho đại biểu tham dự bằng cách bố trí tên, hoa tươi và thức uống.
• Khu vực đón khách mời tham dự/ quầy tea-break: xếp bàn ghế, thức uống,… khách mời dùng trong thời gian diễn ra lễ khai trương

Tùy thuộc vào quy mô, mức độ và kinh phí tổ chức mà sẽ có số lượng thiết bị thích hợp được dùng trong buổi lễ khai trương. Một buổi lễ khai trương phải có các thiết bị cơ bản sau:

• Dàn ánh sáng và thiết bị âm thanh theo quy mô độ lớn của chương trình
• Trang thiết bị chuyên dụng phục vụ sân khấu, backdrop show, banner quảng cáo, standee, băng rôn...
• Bàn ghế, khu vực dành riêng cho khách hàng V.I.P, đại biểu tham gia theo yêu cầu, màu sắc theo tông, áo ghế...
• Bục phát biểu trang trí hoa cài, chuẩn bị các lẵng hoa chúc mừng...
• Khung nhà giàn (theo yêu cầu), ô dù dùng che mưa, che nắng theo thời tiết của ngày lễ khai trương
• Sân khấu trang trí hoa khô, bóng bay, cổng hơi...
• Chuẩn bị bộ cắt băng khánh thành trang trọng, các quạt công nghiệp, quạt hơi nước, điều hòa,...
• Bố trí rối hơi, cổng hơi hay cổng chào formex
• Trang trí thảm đỏ hoặc thảm cỏ (theo yêu cầu)
• Lắp đặt thiết bị trình chiếu hiện đại như màn hinh led, ti vi, máy chiếu
• Hàng rào barie bảo vệ, rào inox, lối đi riêng dành cho V.I.P lên sân khấu phát biểu.
• Pháo điện dùng trong ngày lễ khai trương...

Hàng ngũ nhân lực sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng trong ngày lễ khai trương. Quy mô buổi lễ quyết định đội ngũ nhân sự các khâu khác nhau. Những nhóm nhân lực chủ yếu gồm:

• MC (nam hoặc nữ) dẫn dắt mạch chương trình xuyên suốt
• Ca sĩ và nhóm nhảy,... với các tiết mục giải trí đầu, giữa giờ
• Nhóm truyền thông media với thợ chụp ảnh, thợ quay phim,... chuyên nghiệp lưu giữ cho quý khách hàng những khoảng khắc đáng nhớ trong ngày khai trương.
• Tiết mục múa lân sư rồng, chiêu tài vượng khí
• Tiết mục trống hội rộn ràng, âm vang, sôi động và đầy cuốn hút.

Quy trình cho thuê, mướn trang thiết bị sử dụng trong sự kiện

Bước 1 : Tiếp nhận và trao đổi thông tin theo yêu cầu khách hàng.

• Khách hàng trưc tiếp liên hệ vào đường dây nóng 0979 655 373để được tư vấn và tiếp nhận thông tin, quý khách hàng cung cấp những thông tin sơ bộ của lễ khai trương như tổ chức khai trương nhà hàng hay khách sạn, công ty, chi nhánh cửa hàng, khách mời.
• Nhân viên chúng tôi luôn tư vấn và hỗ trợ yêu cầu, thắc mắc trong dịch vụ tổ chức khai trương, mang đến cho khách hàng sự hài lòng và thành công của một chương trình sự kiện.

Bước 2 : Đưa ra ý tưởng chương trình và dựng kịch bản sơ bộ, khảo sát không gian và lấy kích thước.

• Trao đổi, nắm bắt thông tin và yêu cầu từ bên khách hàng, chúng tôi sẽ đưa ra ý tưởng chương trình, dựng kịch bản sơ bộ, để khách hàng dễ dàng hình dung và chỉnh sửa.

Bước 3 : Lập báo giá (EXCEL) rõ ràng chi tiết từng mục thiết bị 

• Khi đã lập được kịch bản chỉnh chu, INTOUR gửi cho khách hàng báo giá chi tiết theo các mục trong sự kiện khai trương.

Bước 4 : Soạn hợp đồng hay đơn đặt hàng và ký kết như hai phía đã thỏa thuận.

• Hợp đồng sẽ được lập khi 2 bên đã thống nhất tất cả các vấn đề trong dự án, hợp đồng lập thành 2 bản và gửi cho khách hàng.

Bước 5 : Chuẩn bị hành trang trước sự kiện

• Phân công nhiệm vụ cụ thể, trọng trách cho các bộ phận nhân sự phục vụ trong sự kiện.
• Chuẩn bị các mục về nhân lực, trang thiết bị và công cụ dùng trong sự kiện, địa điểm, trang phục (theo yêu cầu),... như đã cam kết.
• Dựng sân khấu với âm thanh – ánh sáng, sắp xếp địa điểm tổ chức sự kiện với bàn tiệc, hoa trang trí…
• Test chương trình với MC, nhóm múa, nhóm nhảy, ca sĩ , thiết bị - âm thanh - ánh sáng…

Bước 6 : Chạy thử chương trình và xử lý tình huống xảy ra

• Chắc chắn rằng chương trình sự kiện khai trương diễn ra theo như kế hoạch và đúng thời lượng như trong kịch bản. Nhân viên các bộ phận bám sát chương trình, xử lý nhanh chóng các tình huống xảy ra.
• INTOUR luôn luôn trình ra các phương án dự phòng tốt nhất trong chương trình sự kiện.

Bước 7 : Kết thúc, tổng kết dự án tổ chức khai trương và thanh toán

• Quá trình thanh toán diễn ra đúng với thỏa thuận trong hợp đồng đã ký.

INTOUR là công ty tổ chức sự kiện tại khu vực Hà Nội và nhiều tỉnh thành phía Bắc với hơn 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Có một vị thế nhất định trong ngành với phương châm luôn đem đến chất lượng và những điều tốt đẹp nhất cho khách hàng.

Thay vì tốn thời gian lên kế hoạch và chi phí thuê các dụng cụ từ nhiều đơn vị, bạn nên chọn dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói tại INTOUR bởi những điều sau:

• Kinh nghiệm thực hiện nhiều sự kiện khai trương ở nhiều lĩnh vực khác nhau, từ khai trương chi nhánh cửa hàng, chương trình diễn thời trang, showroom, nhà hàng, spa đến trung tâm thương mại, công ty, văn phòng…
• Các trang thiết bị, dụng cụ được bảo hành thường xuyên, mới trên 90%, luôn có sẵn tại kho với giá cho thuê được ưu đãi nhất.
• Nguồn nhân sự sự kiện được đào tạo, có chuyên môn trong từng lĩnh vực: MC, PG hay các tiết mục văn nghệ, lân sư rồng,….
• Lập kế hoạch chi tiết với các phân đoạn cụ thể đi kèm và bảng báo giá các mục.
• Thủ tục và hợp đồng đầy đủ, xuất hóa đơn theo yêu cầu khách hàng.
• Nhiều chương trình khuyến mãi và hậu mãi cho khách hàng, các ưu đãi cực lớn trong năm

Dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói uy tín chuyên nghiệp từ A – Z của INTOUR đang có chương trình khuyến mãi giảm giá và áp dụng thêm nhiều ưu đãi khác. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói và hóa đơn đỏ theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Đồng thời, INTOUR còn cung cấp các dịch vụ khác cho doanh nghiệp như tổ chức tất niên, giáng sinh,.. Liên hệ trực tiếp số hotline 0979 655 373 để được tư vấn từ INTOUR.

• Tổ chức lễ khai trương, mục tiêu buổi lễ là mong muốn điều may mắn nên chọn màu đỏ cho phông nền, chữ nhũ vàng kết hợp với bóng bay trang trí theo màu sắc chủ đạo của doanh nghiệp.
• Đối với các cơ sở spa sẽ chọn hoa tươi hoặc hoa khô, tạo không gian thiên nhiên thư giãn,...

Tổng hợp những hạng mục kể trên từ các trang thiết bị đến nhân sự... Từ đó, mang đến sự thành công mỹ mãn của buổi lễ khai trương. INTOUR sẽ cung cấp báo giá từng mục trên thật cụ thể để quý khách hàng tham khảo.

INTOUR là đơn vị tổ chức sự kiện với giàu kinh nghiệm, làm việc và gây dựng được sự uy tín - thương hiệu trên thị trường.

Chúng tôi cam kết 100% sẽ đem lại cho quý khách hàng một buổi lễ khai trương sang trọng, ấn tượng với mức kinh phí khả thi nhất theo dự chi của quý đối tác. INTOUR cung cấp các dịch vụ bao gồm từ việc lập và triển khai kế hoạch - hoạch định, bố trí và trang trí sân khấu, cho thuê thiết bị và nhân lực cần thiết.

Giá tổ chức khai trương sẽ dựa vào quy mô, mức độ tổ chức, số lượng thiết bị và nhân lực. INTOUR sẽ hỗ trợ tư vấn cho bạn gói tổ chức phù hợp với chi phí dự trù đưa ra của đơn vị.

Quý khách hàng liên hệ để được báo giá chi tiết trọn gói các dịch vụ tổ chức khai trương và giá thuê các thiết bị, nguồn nhân lực. 

Lễ khai trương mang ý nghĩa xin phép các thần linh ở khu vực được buôn bán tại đó, cầu xin sự phù hộ để việc kinh doanh được "thuận lợi buồm xuôi gió". Theo phong tục người Việt Nam, cần chuẩn bị lễ vật và văn khấn để vái lạy vào ngày khai trương.

Điểm xuyết khi tổ chức khai trương là những buổi tiệc trà teabreak hoặc buổi buffet mặn vào lúc nghỉ ngơi nhẹ, chiêu đãi khách mời và đối tác đến tham dự

• Tiệc teabreak với đa dạng loại thức uống và bánh nhẹ nhàng, sang trọng
• Tiệc mặn với những món ăn được lựa chọn (hợp tác với những nhà hàng uy tín)
• Rượu vang khai trương sang trọng và đẳng cấp, bật tung cảm xúc, với ý nghĩa khởi đầu đầy may mắn và cũng chúc buổi lễ khai trương thành công

Hình ảnh thiết kế là phương thức truyền thông hiệu quả, đem lại cho không gian sự kiện khai trương sự thu hút. Các thiết kế với mục đích truyền tải nội dung, thông điệp, ý nghĩa mà đơn vị doanh nghiệp muốn gửi gắm đến quý khách hàng. Thiết kế bao gồm:

• Banner, standee, backdrop check-in, các sản phẩm in ấn cho truyền thông...
• Backdrop sân khấu (dựa vào không gian và chủ đề sự kiện khai trương) hoặc màn hình led với những file thiết kế theo kịch bản chương trình.
• Tờ rơi, tờ bướm quảng cáo, băng rôn (nếu có).

Vì là sự kiện trọng đại của công ty hay cửa hàng nên tất cả công việc phải được lên kế hoạch chuẩn bị chỉnh chu. Sự kiện này chỉ diễn ra 1 lần nên khi không có kinh nghiệm cần lưu ý những điều sau để tránh những sai sót:

1 - Xác định mục đích sự kiện rõ ràng

Biết chính xác mục tiêu của sự kiện là gì, lên kế hoạch và định hướng cho sự kiện. Đối với một lễ khai trương, đại đa số các doanh nghiệp sẽ hướng đến việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu.

Do vậy, doanh nghiệp phải có sự mới mẻ, độc đáo và gây thiện cảm với khách hàng trước sự kiện. Cách biệt với những ý tưởng của buổi lễ khai trương kiểu truyền thống nhàm chán. Doanh nghiệp cần làm lúc này là quan tâm đến những yếu tố sáng tạo, mới lạ để sự kiện của mình diễn ra đặc biệt và chiếm trọn cảm tình của khách hàng.

2 - Chọn ngày tổ chức lễ khai trương thích hợp

Một trong những điều quan trọng mà các doanh nghiệp nhất định phải làm đó là xem ngày xem tháng sao cho phù hợp buổi lễ khai trương.

Xưa nay, việc chọn ngày xem tháng để khởi đầu luôn được chú trọng theo quan niệm người Việt. Ai cũng muốn công việc kinh doanh hanh thông, "thuận buồm xuôi gió" nên chọn một ngày thật đẹp, thật phù hợp để khai trương luôn được chú trọng.

Do đó, các chủ doanh nghiệp đừng quên chọn một ngày đẹp, "hợp tuổi, hợp mệnh" để mọi việc làm thuận lợi và thành công.

3 - Địa điểm lựa chọn để tổ chức cho buổi lễ khai trương

Khảo sát, lựa chọn địa điểm thật phù hợp với quy mô và chất lượng của lễ khai trương.

Đưa ra các thông số về diện tích chính xác, tiến hành dựng sân khấu và phân chia các khu vực phụ hợp lý, tránh xảy ra những tình huống, sơ sót đáng tiếc trong lúc diễn ra sự kiện.

4 - Ý tưởng triển khai cho buổi lễ khai trương

Ý tưởng cho buổi lễ khai trương là một trong những yếu tố được chú trọng. Tìm hiểu nội dung, nhãn hàng, sản phẩm mà doanh nghiệp hướng tới để có hướng ý tưởng đúng - mới - lạ.

Ý tưởng đặc biệt, sáng tạo, mới lạ cho tổ chức khai trương sự kiện là điều cần thiết, xoay quanh nội dung chủ đề chính. Cách truyền đạt thông điệp phải hiệu quả, khéo léo, gây ấn tượng sâu sắc với khách hàng.

5 - Yếu tố khách mời cần được lưu tâm

Yếu tố khách mời cũng có quyết định quan trọng đến sự thành công của buổi khai trương. Ưu tiên khách mời là cách các doanh nghiệp lớn xây dựng thương hiệu, tăng độ uy tín và bộ mặt của họ.

Do đó, cần lưu tâm các phương án đón tiếp, đầu tư cho khu vực khách mời gồm: bàn ghế, thức uống và ánh nhìn các hướng,…

6 - Cần phải dự trù kinh phí cho sự kiện

Lễ khai trương dù lớn dù nhỏ thì các doanh nghiệp luôn phải lập bảng kinh phí dự chi. Dựa vào đó mà tăng giảm khoản phí thích hợp trong triển khai tổ chức, lắp đặt, trang thiết bị, các dịch vụ cần thiết,… Kinh phí là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô mức độ, chất lượng sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức.

7 - Các phương án xử lý tình huống có thể xảy ra trong sự kiện

Sự kiện sẽ diễn ra "không vết xước" là điều không ai có thể chắc chắn, mặc cho đã lên kế hoạch kỹ lưỡng đến đâu. Phương án xử lý nhanh, triệt để rủi ro xảy ra đóng một vai trò quan trọng trong công tác chuẩn bị của một sự kiện.

Các doanh nghiệp cần hợp tác với bên dịch vụ tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm, uy tín như INTOUR để có thể xác định được các tình huống rủi ro mà có phương án khắc phục, mang đến xác suất sự kiện thành công cao nhất.

Bạn đang muốn tổ chức khai trương sự kiện trong thời gian tới nhưng chưa biết "gửi gắm" cho đơn vị đồng hành nào? Công Ty Tổ Chức Sự Kiện INTOUR là một trong những gợi ý hàng đầu. Với mục đích tạo ra sự hoàn hảo, ý tưởng độc đáo, thấu hiểu khách hàng, Công Ty Sự Kiện INTOUR sẽ đem đến cho bạn một ngày lễ khai trương thành công và hài lòng nhất.

Best Regar,

CÔNG TY DU LỊCH INTOUR

0934 79 77 79 - 0979 655 373

106 Đường số 1 khu dân cư Cityland, Phường 7, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh

Email: [email protected]

Website: www.intour.com.vn

Fanapage: FB/dulichintour

Youtube Chanel: youtube.com/congtydulichintour

INTOUR - VUI TRỌN TOUR!